失敗しないファイル共有サービスの選び方！メリットも詳しく解説

ファイル共有サービスとは

ファイル共有サービスとは、従来 PC のローカルやファイルサーバーで保管していたファイルを、クラウド上で保管・共有するためのサービスです。オンラインストレージサービス・もしくはクラウドストレージサービスとも呼ばれており、個人から企業まで幅広く利用されています。

利用ユーザーはインターネットを通じてどこからでもファイルにアクセスでき、複数のデバイス間でデータを同期することも可能です。

ファイル共有サービスはデータのバックアップや共同作業を効率化するためのツールとしても有用であり、利便性とセキュリティの向上を図るために多くの企業で導入が進んでいます。

転送サービスとの違い

ファイル共有サービスはクラウド上にファイルを蓄積し、長期的に管理するためのサービスです。ユーザーはファイルをアップロードし、いつでもアクセス・編集・複数人への共有が可能です。

誰がファイルを閲覧・編集できるかを制御することも可能です。また、デスクトップやモバイルデバイスと自動的にファイルを同期する機能があり、最新のファイルを常に利用できることも特徴の一つです。セキュリティ面としては、暗号化・アクセス制御・バックアップが提供されることが多いです。

ファイル転送サービスは、大容量のファイルを一時的に他者に送信するためのサービスです。主な目的はファイルの送信であり、長期的な保存や共同作業の機能は基本的に提供されません。

一般的に、アップロード、送信先のメールアドレスの入力、ダウンロードリンクの生成といった簡単な操作で完了します。ファイルは一定期間（例：数日〜数週間）後に自動的に削除されます。暗号化やパスワード保護などの基本的なセキュリティ機能が提供されることが多いですが、共有サービスほどの高度なセキュリティ機能は期待できません。

ファイル共有サービスを利用するメリット

ファイル共有サービスを利用するメリットを、以下5点紹介します。

• 迅速な情報共有
• 自動バックアップ
• コスト削減
• セキュアな環整備
• 容量

迅速な情報共有

1つ目のメリットは、迅速な情報共有です。

共有したいファイルをクラウド上にアップロードし、そのURLを相手に送るだけで、すぐに情報を共有できます。

相手側は受け取った URL をクリックするだけで、ファイルにアクセスできるため、メールにファイルを添付する手間や容量制限を気にする必要がありません。

さらに、ファイル共有サービスにはコメント機能や編集機能が備わっていることが多いため、相手はファイルを見て必要に応じてコメントを残したり、直接編集を行うことができリアルタイムでのフィードバックや共同作業が可能になり、コミュニケーションの効率が大幅に向上します。

また、変更履歴の管理機能がある場合、誰がいつどの部分を編集したのかを追跡することもでき、作業の透明性が確保されます。これらの機能により、情報共有のスピードと効率が飛躍的に向上し、チーム全体の生産性が向上することが期待できるでしょう。

自動バックアップ

2つ目のメリットは、自動バックアップです。

クラウドサービスのファイル共有サービスを利用すれば、アップロードしたファイルは自動的にバックアップされるため、ハードウェアの故障や人的ミスによるデータの消失から大切な情報を守ることができます。

クラウド上にデータが保存されるため、自然災害やその他の突発的な事態にも対応できるBCP（事業継続計画）対策としても有効です。

クラウドサービスは複数のデータセンターに分散してデータを保存することが一般的であり、冗長性が高いことから、データの安全性と可用性が保証されます。

従って、データのバックアップ作業を自動化することで、IT部門の負担も軽減され、重要な業務に集中できるのです。

コスト削減

3つ目のメリットは、コスト削減です。

クラウドベースのファイル共有サービスを利用することで、従来のオンプレミスサーバー導入費用を大幅に削減できます。クラウドサービスは一般的に定額制で提供されており、契約した容量分の料金を支払うだけで済むため、予算の見通しが立てやすくなり、予期せぬ初期費用の発生を防ぐこともできます。

さらに、クラウドサービスプロバイダーがインフラの管理やメンテナンスを行うため、自社で専用のIT部門を設ける必要もなくなります。これにより、人件費や管理コストも削減でき、全体的な運用コストを抑えることが可能です。

クラウドベースのファイル共有サービスは、設備投資や運用コストの削減に大きく貢献します。

セキュアな環境整備

4つ目のメリットは、セキュアな環境整備です。

セキュリティの高いファイル共有サービスを利用することで、データの保護とセキュリティ対策が強化さ、情報漏洩や不正アクセスのリスクを大幅に軽減できます。

例えば、Google Workspace では業界最高水準のセキュリティ機能が提供されます。Google Workspace には、データの暗号化、二要素認証（2FA）、高度なアクセス制御、定期的なセキュリティアップデートなどの機能が含まれており、ユーザーのデータは常に保護されているのです。

セキュリティの高いファイル共有サービスを利用することで、企業は安心してデータを管理・共有することができ、企業の情報資産を守りつつ、業務効率を向上させることができます。

容量について

5つ目のメリットは、容量です。

クラウドベースのファイル共有サービスを利用すれば、必要に応じてプランを柔軟に変更でき、企業の成長やプロジェクトの進行に応じて、最適な容量を確保することが可能です。

クラウドサービスのプランをアップグレードすれば、利用可能なストレージ容量が増加します。ローカルデバイスのストレージ制限を気にすることなく、膨大なデータやファイルを保存・管理できます。

デバイスのストレージ容量が逼迫すると、動作が遅くなることがありますが、クラウドストレージを利用すればこの問題を回避できます。

このように、クラウドベースのファイル共有サービスは、ストレージ容量の制約から解放され、データ管理の効率化と業務のスムーズな進行をサポートします。

ファイル共有サービスの選び方

ここからは、ファイル共有サービスの選び方を以下5点紹介します。

• 機能
• 操作性
• コスト
• セキュリティ
• 容量

機能

1つ目は、機能です。

ファイル共有サービス選定時には、自分やチームが必要とする機能が備わっているかを確認することが大切です。

例えば、同時編集機能があると、複数のユーザーがリアルタイムで同じファイルにアクセスし、共同で作業することが可能となり、プロジェクトチームやリモートワークでの効率的なコラボレーションに非常に役立ちます。

さらに、オフライン編集機能があると、インターネット接続が不安定な場所でも編集でき、オンラインに戻ったときに自動的に同期されるため、作業の中断を防げるでしょう。

セキュリティ機能やアクセス権限の細かい設定、バージョン管理なども重要です。これらの機能が揃っていると、データの安全性が高まり、誤操作やデータの消失リスクを減らすことができます。

ファイル共有サービスを選ぶ際には、自分やチームが求める格納・共有・同時編集・オフライン編集などの機能が十分に備わっているかを慎重に確認することが重要です。

操作性

2つ目は、操作性です。

ファイル共有サービスを選ぶときは、操作が簡単であるかどうかを確認しましょう。多くのサービスはドラッグ＆ドロップやワンクリックで操作できるようなデザインを採用しています。

次に、従業員が簡単に慣れることができるかを考慮します。使いやすいユーザーインターフェース（UI）や豊富なチュートリアル、サポートドキュメントが提供されているサービスを選ぶと良いでしょう。また、初期のトレーニングやサポートが充実しているかどうかも重要なポイントです。

ファイル共有サービスの選定においては、操作が簡単であるか、そして従業員が迅速に慣れることができるかを重視することで、導入後のスムーズな運用と高い生産性を実現できます。

コスト

3つ目は、コストです。

ファイル共有サービスを選ぶ際は、料金プランを確認しましょう。多くのファイル共有サービスは、無料プランから有料プランまでさまざまな料金体系を提供しています。無料プランは基本的な機能しか利用できないことが多いですが、小規模なチームや個人利用には十分な場合もあります。

有料プランでは、ストレージ容量の増加、セキュリティ機能の強化、カスタマーサポートの充実などが一般的です。これらの機能が自社のニーズに合致しているか、そして費用が適切であるかを判断することが重要です。

セキュリティ

4つ目は、セキュリティです。

ファイル共有サービスを選ぶときは、セキュリティ対策が万全であることが欠かせません。

例えば、ファイルやフォルダごとにアクセス権限を設定できる機能があれば、誰がどの情報にアクセスできるかを厳密に管理でき機密情報が不要なユーザーに渡るリスクを大幅に減らすことができます。

また、データの暗号化も重要な要素です。データがクラウド上に保存される際や転送中に暗号化されることで、第三者による不正なデータアクセスを防ぐことができます。エンドツーエンドの暗号化を提供するサービスは、より高いセキュリティを確保します。

定期的なセキュリティアップデートや脆弱性管理が行われているかどうかも確認しましょう。信頼できるサービスは、最新のセキュリティ脅威に対応するために常にシステムを更新しています。

このように、アクセス制限やデータの暗号化など、セキュリティ対策が万全かどうかを確認することで、安全にファイル共有サービスを利用できます。

容量

5つ目は、容量です。

まず、現在のデータ使用量と将来的な増加を見越して、必要な容量を具体的に見積もりましょう。例えば、動画ファイルや高解像度の画像、設計図面など、容量を多く消費するファイルを扱う場合は、余裕を持った容量が必要です。

次に、サービスの各プランの容量を比較検討します。現在の必要量を満たすだけでなく、将来的な拡張にも対応できるプランを選ぶことが可能です。必要な時に簡単に容量を追加できるサービスであれば、急なデータ増加にも対応しやすくなります。

ファイル共有サービスを選ぶ際には、必要な容量をしっかりとカバーできるかを確認し、将来的な利用を見越して適切なプランを選ぶことが重要です。

おすすめファイル共有サービスを紹介

ここからは、おすすめのファイル共有サービスを紹介していきます。

Google ドライブ

Google ドライブ は、Google Workspace のグループウェアの一つとして提供されています。ファイル共有や編集、ストレージの管理などを一元的に行えるほか、世界基準のセキュリティに対応しており、二段階認証や暗号化によるデータ保護、不正ログインの防止機能を備えています。

Google Workspace の AI は優秀で、大量のデータから必要な情報を迅速に見つけ出すことができ業務の効率が大幅に向上します。また、Google ドキュメントやスプレッドシートなどを使用したリアルタイムの共同編集が可能で、複数のユーザーが同時に同じファイルを編集できるため、チームでのコラボレーションがスムーズに進みます。

Google ドライブ は、使いやすさと高いセキュリティを兼ね備えたファイル共有サービスです。

OneDrive

OneDrive は、Microsoft が提供するクラウドストレージサービスです。

OneDrive は、世界基準のセキュリティを提供しており、データセンターへのアクセス制限や暗号化技術を駆使してデータを保護しています。さらに、利用者自身も二段階認証やリモートワイプなどの機能を利用したセキュリティ強化が可能です。

OneDrive は、 Microsoft アカウントを持っているユーザーは誰でも15GBの無料ストレージを利用できます。さらに、有料プランも用意されており、1TBから最大5TBまでのストレージ容量を選択できます。

BOX

Box は、オンラインストレージに特化したクラウドサービスで、データのバックアップ、共有、アクセスをオンライン上で簡単に行うことができます。

Box では、7種類の権限設定が可能です。例えば、閲覧のみ・編集のみ・ファイルの削除許可など、詳細な権限設定を通じて、データ管理が柔軟に行えます。

さらに、Box では容量無制限のストレージも利用できるため、長期間利用にも適しています。

Dropbox

Dropbox は、オンラインストレージに特化した高品質なクラウドサービスです。

データの暗号化、アクセス制限、ログの取得といった高度なセキュリティ対策を実施しており、ユーザーに信頼性の高いサービスを提供しています。

また、データが更新されると、Dropbox は自動的にクラウド上にアップロードし、同じアカウントにログインしている他のデバイスとも自動で同期します。これにより、複数の端末を使用する場合でも常に最新のデータを利用することが可能です。

さらに、直感的に使いやすい UI も Dropbox の大きな特徴です。ユーザーは簡単にファイルのアップロード、ダウンロード、共有、同期を行うことができ、操作の手間を感じさせません。

Google ドライブ を含めたクラウドストレージ比較については、以下記事を参考にしてください。

関連記事：【2024年最新版】クラウドストレージ比較 | 選び方とおすすめサービス4選

ファイル共有サービスを活用しよう！

セキュリティ、操作性、コストパフォーマンス、豊富な機能といった観点から最適なファイル共有サービスの選び方を解説しました。

適切なファイル共有サービスを選ぶことで、企業の業務効率がアップすることはもちろん、情報の安全性確保や、コスト削減など、多くの効果を得ることができます。

本記事を参考に、最適なサービスを導入して企業の競争力を高めてください。

Google Workspace は、世界基準のセキュリティや直感的な操作性、優れた同期機能があり、企業の業務効率化と成長のために適しています。