ペーパーレス化、データ管理、情報共有…ハートグループが抱えていたDX推進の課題

不動産業界における業務効率化と円滑な情報共有は、当社にとって、事業を推進する上で不可欠な要素です。しかし、以前の当社では、業界特有の課題に加え、グループ企業間の連携においてさまざまな問題を抱えており、改善が急務となっていました。

• • 情報共有基盤の未統一：
    • 当時のハートグループは複数の会社から構成されており、組織全体として統一された情報共有基盤が確立されておらず、オンプレミスの共有機器と各社が個別に利用するクラウドサービスが混在していました。その結果、メッセージング環境が統一されておらず、グループ企業間のコミュニケーションに支障をきたし、また、データ共有におけるアクセス権限や排他制御が不十分であったため、情報漏洩のリスクも懸念されました。
  • データ管理の非効率性：
    • データの管理においては、ローカル環境でMS-Excelを使用していたため、データ破損や消失のリスクが常に存在していました。さらに、情報が適切に整理されていなかったため、必要な情報へのアクセスに時間がかかり、業務効率の低下を招いていました。
  • 業務の非効率性：
    • 会議のスケジュール調整に時間がかかるなど、業務プロセスにおいても非効率な部分が多くありました。また、印刷物の削減、つまりペーパーレス化の推進も急務であり、電子データによる製図、製作、デバッグ、検証、納品物の転換を進める必要がありました。

これらの課題を解決するために、DX推進が不可欠となりました。

不動産業界特有の課題：スピードと大容量データ管理がDX成功の鍵

不動産業界には、他の業界とは異なる特有の課題があります。その一つが、図面、仕様書、御見積書といった書類に対して、多くの部署の関係者が承認し合わなければ、業務を前に進めることができないという点です。
どの業種にも共通することではありますが、不動産業界においては、社内外との即応性が非常に重要であり、「時間」というコストを従業員にとってメリットとなるように活用しなければなりません。また、図面類や現場撮影画像といった大容量データを大量に管理保管する必要があるため、クラウドベースのストレージサービスが不可欠だったのです。

Google Workspace導入の決め手は使いやすさと高機能、そして移行の容易さ

導入にあたっては、可能な限り使いやすく、高機能なコラボレーションツールであることを最優先に、不足する機能はシステム連携や実績のあるツールで実現したいと考えていました。また、導入後のゴールとして、全従業員が同時期に一斉に使いこなせることを前提としており、操作が平易であることも重要な要件でした。

以前からG Suiteを利用していたことが、Google Workspaceを導入する上で大きな要因となりました。従業員がGmailやGoogleカレンダーといったツールに対してすでに慣れ親しんでいたため、新たなシステムを導入する際の心理的な抵抗感が少なかったのです。

全従業員が職種を問わず、システムインフラの一部として利用

Google Workspaceの導入は、当社の業務効率化、情報共有の促進、そしてコミュニケーションの円滑化に大きく貢献しました。

特に、全従業員が職種を問わず、システムインフラの一部としてGoogle Workspaceを利用することで、業務効率が向上しました。時間短縮、不必要な経費の削減、業務におけるストレスの軽減を実感しており、従業員からも高い評価を得ています。中でも、メール、チャット、カレンダーは、業務効率の向上に大きく貢献しています。

リアルタイムな情報が可視化されたことで、業務効率が向上した

Googleドライブでの一元管理と排他制御された同時編集が実現したことで、アクセス権限の厳格化も可能になり、情報セキュリティも向上しました。リアルタイムな情報を視覚的に見やすく表示することで、必要な情報に迅速にアクセスできるようになり、業務効率の向上に大きく貢献しています。

また、Google Workspaceの導入は、コミュニケーションの効率化にも貢献しています。以前は、社内との連絡もメールでのやり取りが中心であったため、情報伝達に時間を要し、非効率な面がありました。会議の日程調整なども同様でしたが、Googleカレンダーなどのツールを活用し、リアルタイムでスムーズなコミュニケーションを図れるようになったことで、これらのプロセスが効率化されました。

Google Workspaceとrakumoの連携が生んだ相乗効果とは

同時期に社内での情報共有・伝達の効率化と確実性を求め、rakumoボード/コンタクトを導入しました。
Google Workspaceとrakumoの連携は、Google Workspace Directoryとの自動同期を実現し、大きな相乗効果をもたらすことになったのです。圧倒的な時間、手間、費用を「改善・最適化」することができ、より一層のペーパーレス化を実現することができました。同じような効果を求める方には、ぜひおすすめしたい組み合わせです。

Google Workspaceの可能性が広がるプロフェッショナルな支援

Google Workspaceの導入において、当社が最も重視したのは、構築から運用に至るまで、プロフェッショナルなサービスを提供してくれるパートナーを選ぶことでした。吉積情報は、その期待に応えるプロフェッショナルなサービスを提供してくれると確信できたことが、導入の決め手となりました。吉積情報には、Google Workspaceに関して非常に高い専門知識を持つ人々が多くいると感じ、実際に導入にあたっては、その期待をはるかに超えるサポートを受けることができました。

導入にあたって、システムの実装だけでなく、全従業員が使いこなせるようになるための導入研修が重要と考えていました。
吉積情報の導入支援である「MY START」は、ハートグループ全社が一斉にGoogle Workspaceを使い始める上で、非常に心強い存在でした。導入プロセスにおいても、当社の状況に合わせて丁寧にフォローしていただき、スムーズに導入を進めることができました。

具体的には、Google Workspaceの使い方や考え方など、幅広く教えていただいたことで、Google Workspaceの可能性をさらに広げることができました。この支援を受けたことで導入前にフレームワークを構築することができ、結果として導入作業を効率化することができたのだと思います。

特に、当時ハートグループを構成する6社が個別に契約していたメールシステムの統合に関して、明確な指示を得られたことは非常に有益でした。これらの各サポートベンダーに対して曖昧な指示をすることなく、スムーズに移行できたのは、吉積情報の豊富な導入実績があったからだと感じています。

吉積情報のGoogle Workspace導入支援サービス「MY START」
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ハートグループホールディングス様のDX、さらなる進化へ

Google Workspaceやrakumoボード/コンタクトを活用をさらに深化していきたい。具体的には、CmosyやDocuSign、AppSheetの活用などを通して実現できることを把握し、さらなるDX推進に繋げていきたいと考えています。
長年MS-Outlookを利用している従業員が多いため、過去メールに対してフォルダ管理を基本とした仕分け方を求める声が多いのが現状です。そうした中でも、次第にGmailの操作に慣れてきている状況ですので、従業員にはMS-Outlookの概念に捉われすぎずGmailの持つ多様な機能を活用し、新たな働き方を模索してほしいと思いますね。また、より一層の機能充実と操作性向上にも期待しています。

そして、Googleドライブを主軸として、取引先がGoogle Workspaceを利用していない場合でも、大容量かつセキュアなファイル送受信を実現できるような運用に切り替えていきたいと考えています。

‐どのような企業にサービスを勧めたいと思いますか

Google Workspaceやrakumoボード/コンタクトは、比較的組織体がプロジェクト制度を基調とした少数精鋭型で、組織変更や人事異動が多い企業にとって、特に効果を感じられるのではないかと感じています。

最後に、各担当者に向けてありがたいお言葉を頂戴しました

• N様：全従業員へ懇切丁寧に主要なコンポーネントの説明と巧みな使い方をご教授いただき、ありがとうございました。
• A様：rakumoの導入から運用に向けてご尽力いただいたことは決して忘れません。ありがとうございました。
• A様：導入に関して手取り足取りご支援いただき、また、GAS(Google Apps Script) の存在や管理コンソールを補完する様なGASの価値をご教授いただけましたこと、本当にありがとうございました。

結びの言葉（吉積情報より）

「実直に、未来を描く」という経営理念を掲げ、お客様の明るい未来と地域共栄を先導するハートグループホールディングス様。今回のGoogle Workspace導入が、貴社の未来を描く上で、少しでもお役に立てたのであれば幸いです。

インタビューを通して、Google Workspaceの導入により、業務効率化や情報共有の促進といった具体的な効果が得られていること、そして、rakumoサービスとの連携や、Cmosy、DocuSign、AppSheetなどの今後の活用による更なる発展を目指されていることをお伺いし、大変貴重な機会となりました。

貴社がこれらのツールを最大限に活用し、今後ますますご発展されますよう、弊社としても引き続きサポートさせていただきたいと考えております。

今後もお困りごとやご要望などありましたら、お気軽にご相談いただければ幸いです。
今後とも末永くよろしくお願いいたします。

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2025年4月記事作成（取材・文/吉積情報）