導入前の
課題

社内の情報共有基盤Notesが古くなり、様々なツールも乱立し、本部間・店舗も含め多くのコミュニケーションロスが発生、社員が本質的な業務・サービスに取り組めていないと感じていた。

導入した
決め手

老朽化したグループウェアの変更を目的にせず、社員全体にグローバル最前線の働き方とイノベーション（価値創造）を生む環境を提供したかった。

吉積情報の導入手法・方針やサポート内容が明確で、安心して「任せて・乗る」ことができると感じた。

不統一なコミュニケーション・情報共有ツールが業務のあらゆる非効率さを生んでいた

- 今回 Google Workspace を検討することになったきっかけを教えてください。

出発点は、何かの更新期限があってシステムを変えよう、というのではありませんでした。経営レベルでの潜在的な課題感として本部・店舗も含めて全体的に業務環境が ”滞っている” というのをとても感じていたのが出発点です。

当グループはアミューズメント事業に加え、飲食事業、ホテル事業と事業が多角化してきている中で、本部内や店舗との業務フローのありかたはとても重要な命綱です。

私たちはこれまでNotes（ノーツ）を情報共有基盤として使い続けていましたが、現在のクラウド主体の時代ではすでにその使い勝手やコンセプトが古いものに感じていました。
若い世代の社員をはじめ、古いシステムゆえの非効率なコミュニケーションに課題を感じていたと思います。

不便なまま・古いシステムのまま、しかし時代として求められる効率化は、結果として各自で便利なチャットやビデオ会議などのクラウドサービスを個人や部署裁量でどんどん使ってしまっているような現状を招いていました。

このようなあらゆる情報共有やコミュニケーションが個別化していることで、特定の部署やプロジェクト毎に使っているツールが違うなどの問題が起こり、全体的に報告・連絡・相談といった基礎コミュニケーションはもちろん、業務遂行においても大きな非効率が蔓延していることは大きな課題となっていたのです。

このような状況で、社員から「いよいよなんとか改善すべき」という意見は、以前から上がっている状況でした。

- 様々なツールがどんどん個別に散らばっていたのですね。他にも課題はありましたか？

メールの課題もあります。散在している仕組みの中で、唯一社員間で連絡を取るのはNotesのメールになっていましたので、色んな情報がメールで送られ、メールを開ければ、とても多くのメールが溜まっていて、その確認・返信処理に実に多くの時間を割いていた現状がありました。そのため、重要なメールを見落とすことも日常茶飯事でした。店舗では、共有PCの空き順番待ちは日常のことでした。

また会議調整なども、統一したスケジュール管理ツールが機能していなかったこともあり、Excelを使用している人もいれば、無料の Google カレンダー を利用している人もいる、といった形で、関係者全員の予定調整をするには、何往復ものやり取りを関係者全員と繰り返す必要がありました。

そして拠点が大変多い当社では、本部や店舗などの効率的なコミュニケーションにもビデオ会議は欠かせないツールになりつつありましたが、使っていたビデオ会議（Zoom）も有償アカウントでの展開数は限られ、また全社で展開させている状況でもなかったため、結局一部の社員を除いては対面で行うことも多く、全体的なコミュニケーションコストの削減までにはいたっていませんでした。

このようなやり方では社員が本来のお客様に価値を生むことに集中できないのは明白でした。これをなんとかしたかったのです。それにはまずグループウェアを統一し、最新のものにする必要があると感じていました。

ファイルのサイロ化が進み、本来の業務ではない非効率の増大に危機感

- かなりの多拠点かと思いますが、ファイルや情報管理などはどのようにされていたのでしょうか？

Notesで構築していた業務データベースも、クラウドではありません。社内でのオンプレミスサーバーでの保管で、その運用も各部署に任せていることもあり、何がどこにあるか担当者しか把握しにくい状況もありました。データベースが細かく散らばりはじめており、システム・アプリ・プロセスそしてデータがそれぞれ孤立する「サイロ化」が進むことをなんとかしなければいけないという意識もありました。

例えば、本社で飲食営業部のレシピなどのデータベースからの参照が必要な際に、そのデータベース担当者に聞いて探し出さなければすぐ取り出せないような状況もあり、増え続ける業務データの集約や効率的な取り扱いも模索する必要があったのです。

他にも、打刻システムやリモートワーク環境にしても、全社員共通で同じレベルでは提供できておらず、繰り返しになりますがコア業務ではないことで時間が取られているということに問題意識を持っていました。

「慣れている」より「使いやすい」が決め手となった

- そのような課題感の中、 Google Workspace に決められた理由を教えてください

バラバラに各自が異なったシステムを使用するのをやめさせ、統一的なコミュニケーション基盤となるグループウェア候補として、Microsoft 365 と Google Workspace が上がりました。
当初は業務でよく使用している Microsoft Office への慣れから Microsoft 365 の方が社員にはフィットするのではと考えていましたし、費用的にもライセンスなどの関係で優位ではありました。

ただ、切り替えの目的に改めて立ち戻ると、単純なコスト削減が目的ではなく、従業員がどちらのツールの方が、当社の目指す「新しい価値の創造」や「価値ある仕事にどれだけ向き合う時間を作れるか」でした。

この機会に、社員には新しい働き方やコミュニケーション方法などによって、今までとは違う価値観や働き方を感じてもらい、業務に活かして欲しいという想いがありました。

また当社では本部社員の他、店舗社員も多くいますので、必ずしもパソコン操作に慣れている社員ばかりでもありません。だからこそ、「すぐメリットを享受できる使いやすさ」も重要な要素でした。

その点、ExcelやWordが基調なMicrosoft365は、使い慣れはありましたが、その利用スキルには個人差があり、また各自が個別で行う業務の傾向がありました。
Teamsも利用者目線ではやや複雑な印象で、皆がすぐに使えるかな、という心配になりました。

対して、Google スプレッドシートは、例えば、社内の昼食表をみんなで同時に書き込めるようにしたところ、メンバーからすぐに「簡単！便利！」という反応が返ってきました。

まさに使いやすい、すぐに便利さがわかるこの感覚だと、その時確信したのを記憶しています。高度なことができること、それはもちろん素晴らしいのですが、誰でも、シンプルに価値を享受できることはもっと素晴らしいと思いました。すくなくとも今のHIGUCHI GROUP 社員にとってもとめているのはこちら（Google Workspace ）だと感じたのです。

経営陣も、コスト観点ではなくツールとして機能することに重きを置く意見には賛成で、Google Workspace の導入に至りました。

肩透かしなほどのスムーズな移行と大胆な既存切り離しが成功

- 今回のような大きなシステム刷新に対して現場から反発はありましたか？

確かに大きな改革でしたし、対外的にもExcelとかWordで行う業務も多いため、Officeに比較的慣れた社員からは「Officeは使えなくなるのか？」などを心配する声はありました。

ただ吉積情報の皆さんの段階的な社内展開や適切な講習もあり、肩透かしというか想像より反発はありませんでした。むしろ「なんでこんなに混乱なく導入できたんだろう？」と疑問に思うくらいスムーズだったといえます。私たちが想像していた以上に、社員は「従来に不便を感じ」、「変化」を望んでいたのかもしれませんね。

吉積情報さんにご依頼前は、Notesなどの今までのシステムからの移行や併用も模索したものの、「システム依存度が低いのであれば切り離すべき、むしろ素晴らしいタイミングである」という吉積情報さんの明確な方針提案もあり、既存のツールに関しては完全に残さず、切り替えることにしました。

この切り離しの提案からの決断は結果的に今回のプロジェクトの大きな成功要因の１つだったと思います。今までのシステムを継承しないことを、きちんと決断したからこそ、全社員が切替える方向に気持ちが向いたと思っています。

移行への方針や選択肢の提案が明確で、安心して任せられた

- 実際にGoogle Workspace を導入されてからの効果はいかがでしたか。

やはりコミュニケーションや各自の生産性で予想以上に大きな改善効果を感じています。
一言でいうなら「とても便利になった」。これは社員の多くも実感していると思います。

これまでバラバラだったスケジュール管理は Google カレンダー に統一され、社員が部門をまたがったスムーズなミーティング調整ができたり、連携したビデオ会議（Google meet）を使って行っています。リモート環境や拠点間のコミュニケーション環境は、かなり整いました。

また これまでのNotes の運用とは大きな変化であったメール（Gmail） も特に若手を中心にとても使いやすいと大変良い感触です。Gmailのシンプルな処理、モバイルでスキマ時間に確認・処理できるなどもとても良いですね。

加えて従来のメール依存に起因するうんざりするほどの社内周知メールの量も一部がチャット・スペースに分散したことも大きいと思っています。

一番活用したかったGoogle ドライブ へ同時編集も、想定していたよりも混乱やハレーションもなく、大半の社員がきちんと「これは便利だね」とポジティブな反応をもって使いはじめているといった状況です。

とはいえ、店舗の社員など、やはりまだまだOA操作へのフォローアップが足りず、取り残されている人がいるのも確かなので、そこは今後も継続的なフォローアップが必要だと感じていますので、引き続き定着を図っていきたいと思っています。

- 導入のサポートとして吉積情報を選ばれた理由を教えて頂けますか。

当初、Google Workspace ライセンスを小規模ですが、古くから取引もあった別のプレミア代理店（パートナー）様と契約し、導入もサポートいただく予定ではいました。

ただ、本格的に試用をはじめ、試行錯誤していく中で、彼らが用意しているサポートが「わからなければ聞いてほしい」という流れで、当時の私たちは、もう少し明確な道筋というかロードマップを必要としていました。

「何をどこまで試して、どう導入したらいいの？」とわからないまま困っていた中で吉積情報さんが行っているセミナーに参加させていただき、「これは求めていた情報に出会った」と思いました。とても具体的に Google Workspace をどう利活用し、どう導入していくべきみたいな話が明確にあったのですね。

Google Workspace のコラボレーション・共有・検索、シンプルな操作性など、、、ただのシステム枠を超えたGoogle Workspace をどう活用していくかにフォーカスしたとても実践的で具体的内容だったと記憶しています。

我々が求めていたのは Google Workspace を使ってどのように我が社自身をよりよくしていくのかを一緒に考えてくれるパートナーでした。それに吉積情報さんがぴったりだと感じたのです。

そこから吉積情報さんが提供している導入支援サービス（※My Start for Google Workspace ）の内容を聞き、その具体的な内容にとても信頼感を持ちました。

社員や管理担当者向けのワークショップやトレーニング講習があることに加えて、会社の上層部へ理解をいただくための説明支援やセキュリティのコンサルティングも行ってもらえるなど、移行への支援内容がとても明確だったのです。それでお願いすることに決めました。

- 実際に当社の導入サポートを受けられて、いかがでしたか。

Google Workspace への移行において、想像以上に大きな混乱がなかったことに良い意味で驚きました。”なんでこんなにスムーズにいったんだろう”という感想です。

もちろん Google Workspace が使いやすく、多くの社員に好意的に受け入れられたこともあったと思いますが、それでも吉積情報さんの明確な移行への指針と講習などのフォローアップがなければ、ここまでうまくいかなかったと思っています。

「こんな金額でやってもらってよかったの？」と、ご提示いただいた金額の倍を払ってもいいくらいのサポートを今回ご提供いただいたと思います。

- 大変ありがたいお言葉です。実際にどのような進め方がよかったと思われますか？

決め手でもあるリーダーシップある提案でぐいぐいプロジェクトを引っ張っていっていただけたことでした。

紋切り型な使用方法を伝えて終わり、ではなく、豊富な経験則の中から、「こういう選択肢がある、こういう形がよいと思う」など積極的に推奨運用や全体の設計を教えていただき、同時にその選択肢における最終的な判断のイニシアチブは常に我々にいただけました。
とても豊富なコミュニケーションを取っていただきながら進めて頂いた印象です。

当社の検討の進捗具合を加味しながら、柔軟に対応して頂けたので、プロジェクトメンバーが色々考えながらプロジェクトをすすめることができました。私達のプロジェクトチーム自体がスムーズに進められたからこそ、結果、全社員への移行もスムーズだったのかもしれません。

- 社員様へのトレーニングなども実施させていただきました。いかがでしたか？

社員への説明会・トレーニングをプロフェッショナルに代行してもらえたのもスムーズな導入への大きなポイントであることは間違い有りません。とても大きな価値を感じたことです。

自社のメンバーでやろうと思ったら、リソースの問題もありますが、我々自身がしっかりと理解する時間も必要で、とてもプロジェクト内ではカバーできなかったと思います。
しっかりと Google の文化的な理解から理想的な操作方法などを具体的にデモンストレーションいただけたことは本当に助かりました。

あのような説明会なしで切り替えていたら、大きな混乱が起きていたと思いますし、社員によってそれぞれバラバラな使い方が始まり、導入の効果を大きく損なってしまう可能性もありました。

- 今後の課題や決意などありましたら、教えてください。

Google Workspace を導入したことで、社員に「これがグローバル標準の働き方なんだと」と伝えることができた気がしています。これは本当に意義があることです。

ただ私たちは「便利になった」で終わらせるつもりはなく、この Google Workspace への移行は当社の改革のはじまりでしかないとも思っています。

コミュニケーションや会議など、とても便利になったものの、まだまだ仕事のやり方そのものが変わった、までは多くの課題を残しています。当社の良さを残しつつも、新しいカルチャーやイノベーションに繋がるような働き方へはまだまだ道半ばと感じています。

私たちの導入目的は「全社員がより価値ある仕事をする世界へ行く」でした。そのためには社員自らが率先してアイデアを出していく文化づくりなども含まれています。

HIGUCHI GROUP の社員には「 やると決めたことはみんな、その方向へ向かってやる」といった文化があり、それが今回の導入・移行にはポジティブに働いたのですが、同時に今後は各自が様々なこと、違ったことをイノベーティブに考えていかなければいかない時代だと思っています。

ですからプロジェクトメンバー発信だけではなく、社員各自から、「こんなことをしたい」「これは使えるのか」など積極的な質問がくるような、そんな積極的な文化にもっていきたいと思っています。

まだまだ「自分の仕事に Google Workspace のようなテクノロジーをどう置き換えて価値を出していくべきか」のイメージが追い付かないのが現状なので、今後も吉積情報さんよりそのようなサポートをいただければありがたいと思っています。

結びの言葉（吉積情報より）

HIGUCHI GROUP様は、セミナーご参加時の出会いより、とても積極的かつ前向きなご質問を多くいただいたのが印象的に残っています。大きなグループでありながら、これまでの考え方にこだわることなく、本当に「何が社員のためになるのか」だけを一貫性をもって考え、多くの勇気ある決断をメンバーの皆様がどんどん行っていただいていた印象です。
私どもがサポートしたことよりも、情報システムに限らない広範囲な部署から編成いただいたプロジェクトメンバーの皆様の意欲やコミュニケーション、社内推進がとても素晴らしく、私たちはそれをただ損なわないように誘導させていただいたに過ぎない印象です。
十数名のメンバー皆様が全員ビデオ会議でも常に顔出しでの参加は決して多くはありません。とても積極的でそして温かなコミュニケーションの中、私たちもHIGUCHI GROUPの一員としてプロジェクトにとても、いつもに増して前乗りで取り組ませていただくことができたような気がします。会社を愛し、もっと良くしていこうという素晴らしいメンバーの方々とこのような移行プロジェクトを行えたことを大変光栄に思っています。今後も末永くよろしくお願いいたします。

2022年12月記事作成（取材・文/吉積情報）