業務に支障がでるほどのメールサーバーの不具合から解放されたかった

- Google Workspace を検討されたきっかけを教えていただけますでしょうか。

これまでWEBホスティング会社と契約し使用していたメールサーバーの度重なる不具合に悩まされていたのが、一番のきっかけでした。
部分的な機能に問題があるというより、突然送受信ができなくなったりすることが度々あり、事業に大きな影響を与えていました。
問い合わせても原因不明な状況が続いており、時間がたてば回復するということもあり、だましだまし使用し、我慢するしかない状態でした。

業務に支障も出るので、メールサーバーの移行を本格的に変更を検討し始めたのですが、その中でプライベートで使用していた Google のサービスがいいのではないかと思い、結果Google 社に直接連絡をしたところ、導入サポートを行っていただけるパートナーとして複数の会社を Google から紹介され、その中で吉積情報さんに連絡させていただいたのがきっかけです。

今思えば、Google 以外にも選択肢はあったのかもしれません、しかし、サーバーの動作が不安定なことがすぐにでも解消したかったこともあり、自分がプライベートで利用して、とても快適であり、かつ接続や動作が大変安定しているクラウドとしてのGmailには大変信頼を寄せていました。
結果的にその法人向けクラウドサービスである Google Workspace が、我々が求めているものに一番あってるのでは、と判断しました。

- 実際に Google Workspace を導入されて、社内の反応や影響はいかがでしたでしょうか。

まず一番に課題であったメールの安定運用に関しては、もちろん送受信できなくなるような不具合は一度もなく、とても安定しています。

今回の移行は、プロジェクトメンバー主導であまり社内に相談することなく決定したのですが、移行後も社員からは安定しただけでなく、むしろ利用面でとても使いやすい、という声を多くもらっています。特に、自宅のパソコンやスマートフォンなど環境を問わず、快適にメールの利用ができるようになった点が便利ですね。メール移行はとてもうまくいったと思います。

逆にGoogle カレンダーについては、大人数のスケジュール調整をしている一部の業務担当者からは以前のサービスの方が業務にあっている、という評価をいただき、結果サードパーティ製のツール（rakumoカレンダー）を併せて導入しました。Google のカレンダーはシンプルで使いやすいのですが、大人数のスケジュールを視覚的に比較して調整する業務には向いてない面を感じています。

- ドライブやドキュメントなどの活用はすでにされているのでしょうか。

講習にて、ドライブ・ドキュメントを利用した共同編集などもご案内頂いたのですが、ドライブの本格的な活用はまだまだこれからですね。今後は積極的に活用していきたいとは思っています。

当初目的にはしていなかったのですが、大変効果を感じているものが、社内チャットの導入ですね。

チャット・スペースは、コミュニケーションツールとして、かなり社内に素早く浸透したように感じます。
メールとは異なり、前置きなくすぐに返答できるスピード感に若手社員はすでにLINEなどでも慣れており、すぐに活用・浸透が進みました。

今までは、チャットツールとしてLINEを使用していた人もいましたが、個人アドレスに業務連絡がくるのは嫌だということで使用を敬遠していた従業員も多い中、Google chat の導入により、会社として正式なチャットツールを用意することで、その問題がクリアされ、さらに活発化したとも思います。

我々のやりたいことを叶える、シンプルな提案が信頼できた

- 吉積情報に依頼された理由、また良かった点などありましたら、教えていただけますでしょうか。

今回の移行についての導入サポートは、Google からの紹介で3社ほど話を聞いたのですが、一番は「シンプルでストレートなサポート提案だった」から吉積情報さんに決めました。

他社は色々なサービス紹介や携帯端末なども提案され、もちろんそれが付加価値だとは思うのですが、我々が求めているものとは違っていました。

その点、吉積情報さんの付加価値は別サービスの案内などではなく、” Google Workspace の利用を中村商事に合った方法で最大限に活かしていきましょう”というストレートな提案だったことが大きいと思います。

私たちが選定していた段階で求めていたのは、端末のハイテク化を目指すとか大きくDXする、というよりも、もっと手前で、現状の不具合・不満を我々のペースで解消したいという感じでした。そうした課題・要望に対して吉積情報さんの営業さんがじっくり聞いて、こんな風にできるよと明確・丁寧に答えてくれた良さがあったと思います。

実際に良かった点は、導入サポートとして社員説明会をしっかり行って頂いた点ですね。

まだ十分理解していないプロジェクトメンバーたちでは社員に、Google Workspace をこんな風に使ってという明確なメッセージはなかなか送れなかったと思います。
また、こちらの要望で社員が集中しやすいように1時間など短い時間で区切って、複数回に分けて講習して頂いたのも大変助かりましたし、フレキシブルな対応もありがたく感じています。

- 最後に、もう少しこうして欲しかった点などありましたら、お聞きしたいです。

社員向けという点で、よくあるQ＆A集などがあれば良かったですね。
やはり質問しにくい社員もいたようで、積極的な人であれば問題ないのでしょうが、自分のペースで取り入れていくタイプもいるので、もう少し間接的なコミュニケーションツールがあればいいなとは感じました。

また、マニュアルに関しては動画以外にも紙やスライドのものが欲しかったですね。
動画は１から理解するにはいいのですが、サッと知りたいことを見つけるといった点では不向きに感じることもありました。人にもよると思うので、どちらもあると嬉しいですね。

結びの言葉（吉積情報より）

中村商事様の当初のご要望は、まずは今１番の問題である不安定なメールをなんとかしたい、でした。そうした中「せっかく Google Workspace 切り替えるのであれば、ちゃんと社員にも使っていただきたい」、ということで当社からも様々な提案もさせていただきましたが、ご担当者の中村様（今回はお二人とも中村様でした）がとても前向きにそれらの提案を採用くださり、社員様に落とし込んでいただけました。

全社員説明会の冒頭でも「これからの時代、しっかり新しいことにチャレンジしていきましょう」と社員の皆様にお話いただけていたのもとても印象的でした。また実際に社員の皆様からも質問をいただき、とても前向きに使っていこうというムードが大変ある、温かく、それでいてとてもチャレンジ精神の高い皆様、というのが印象的でした。

残念ながらコロナがとても大きく広がっている時期で、直接のご挨拶が叶わなかったことが残念だったのですが、どうぞ引き続きよろしくお願いいたします。

（取材・文/吉積情報）