きっかけは「Googleカレンダーなら他システムと柔軟に連携できるかな」

- Google Workspace を検討したのはどのようなきっかけだったのでしょうか

当初は Google Workspace 、もっと言えばグループウェアを全社変更するという話はありませんでした。きっかけは営業部門の顧客管理システムの刷新がきっかけです。

顧客管理システムの選定・評価をする過程で、どんなに優れたツールでも、やはり実際に使うのは社員であり、如何に使ってもらうかを部門長は考えていました。システムに対して、最初は不慣れであっても、入力したり、しっかり情報を追加し活用してくれないと宝の持ち腐れになってしまいます。

そのため、まずはシステムに慣れてもらうために、誰しも重要な「業務予定」を入力させることを半ば強制化する仕組み、仕掛けを考えていたんですね。

弊社の場合、業務スピードが低下しないように入力項目は最小限に配慮して、「業務予定」を入力しないと見積を作成できないようにしました。

とはいえ、このスケジュール機能は他部門には不要で、全社に顧客管理スケジュールを展開すると高コストになりますので、営業部門と他部門のスケジュールを低コストで統一する仕組みを考えることになりました。

そこで候補に上がったツールが、連携APIも豊富で、スピーディな更改、進化を感じるサービスである Google Workspace だったのです。

- Google カレンダーがきっかけの検討は多くはありません。とてもおもしろいですね。

一般的な他社カレンダー機能よりも、APIが豊富で常にサービス更改を続けているGoogleサービスの カレンダーであれば、将来性もあり柔軟に他のシステムと連携できるのではと思ったのです。実際、それは間違ってはいませんでした。

もちろん、スケジュール管理のためだけにグループウェアを導入するのはもったいないので、本格的に全社検討する上で Google Workspace そのものがどれほど有用でインパクトがあるものなのかを検討しはじめました。

Microsoft 365ももちろん比較検討にはありましたが、弊社のシステムの基盤の箇所にGCPを使っていることも Google Workspace に傾いた要因です。

いうまでもなく Google Workspace とGCP（Google Cloud Platform） は本当に連携性の上で相性がいいことは理解していましたから。

本当に Google をよくわかっているな、という説明で感銘を受けた

- 最終的に Google Workspace と吉積情報でいこう、となった決め手はなんだったのですか？

これは事例インタビューということでのリップ・サービスでは決してないのですが、吉積情報さんの Google Workspace の深い理解からくる説明が圧倒的で感動すらした、というのが正直な決定打です。

この人達に任せてGoogle Workspace を導入したらうまくいくな、と直感的に感じました。

仕事柄、多くのシステム業者さんが営業提案にご来社くださっており、すでに主要な代理店の数々から Google Workspace の説明はうけていました。

彼らの説明からは、なぜ Google Workspace なのかという根拠はあまり感じられず、 「Gmailは社員さんもプライベートで使い慣れている」など私としては正直ピントがズレたように思える提案が多かったのです。

どうして Google にした方がいいのか、 Google でないとなぜ駄目なのか、そういうことが私の能力では理解できなかったんですね。

しかし吉積情報さんにご縁あって、ご提案いただいた際は私の能力値でも問題ありませんでした。そもそもなぜ Google Workspace がこういう機能を実装しているのか、など Googleの働き方のカルチャーやコンセプトからデモを交え説明いただいたんですね。

「なぜ Google Workspace はこういう形なのか」を聞いていて、私自身とても感銘というか響いたんですね。例えばGmailが従来のメールとどう違うのか、なぜこういう作りなのか、共有の考え方とか、そういうことなんですが、すごく腹落ちしたのです。

- 大変畏れ多いです。お聞きして意外なのは、かなり早い段階で Google に絞られた印象がありました。

はい、吉積情報さんに経営陣に向けても説明をいただいたのですが、その時にはもう気持ちが固まっていましたね。Google Workspace と吉積情報さんの支援があれば移行はうまくいくな、という確信でしょうか。

正直にいえば、ライセンスディスカウントだけでいえば、吉積情報さんが最安価ではなかったんです。ただ、それも早い営業段階で「Google のみでやっている吉積情報では、超大手通信会社のような値引き価格は難しいけれど、品質は負けない」というお話ははっきりいただいていました。

私としては二束三文けちって「社員に見向きをされない」形にしてもいけないと思っていたので、価格だけではない価値を感じて、吉積情報さんにお願いしました。

新しい Google流 のやり方は、とても社員に響き、共感された

- Google Workspace に移行されて、実際にいかがでしたでしょうか？

やはり検索が革新的ですね。吉積情報さんの案内の中でも印象的なものでしたが「もう整理しない、フォルダ分けしない」というデータの取り扱いは、やっぱり Google でしかできない新しい仕事の仕方だと思います。

あとは、ファイルを常に１つにして管理していくというインターネット共有のスタイル。「ドライブのデータはすべてURLがつくので、インターネットのホームページ更新とまったく同じ概念」と吉積情報さんに説明いただいて、これもなるほどと思いました。

ファイルを送り合うというのはその度に無駄なファイル、はっきりいえばゴミを作り出してしまうことで、Google にはそういう無駄なことが一切ないんですね。

会議議事録などのドキュメント作成もそうですが、「同時に全員で書き込んですぐにアクションに移る」。日本の多くの会議にあるようなムダが根本からないんです。

- とても聡明なメンバーの皆様があらためて気づきを得ていただいたのは意外です。

それまで、ITセミナーなどで北米のIT界隈にいらっしゃる方からお話を伺ったりすると「日本のITは10年はアメリカに遅れている」といった文脈は聞きはしたものの、ピンと来てはいなかったんですね。

購入できる機器の種類も性能も変わらないばかりか、日本の方が品質は良かったりしますから何がそんなに遅れているのかなという。でもそういうハードの面ではなくて、考え方そのものがとても違うんだなと、腹落ちしたのです。

もちろん新しい考え方なので、共感できる人はいいのですが、理解・変化できない社員にとって反発にもなりかねないと思うんですね。システムを管理、計画する者として、そういう場面に経験上痛いほど遭遇してきました。

ただ、吉積情報さんは、本当に素晴らしい圧倒的デモンストレーションで、数々の説明会にて社員にしっかりと理解と共感をさせてくれました。その時に撮っていただいた動画^※は、今でも社内で活用しています。（※吉積情報では実施した説明会の動画の一部を録画して納品させていただいています）

そのおかげで社員は驚くほど、Google Workspace を受け入れて、どんどんその利便性を活用してくれています。私もその結果に少なからず驚いていますし、入れてよかったな、と嬉しい限りです。

「技術課題」よりもまず「社員の利用促進へのケア」はとても共感

- 今回吉積情報のプロジェクト（My Start）の進め方はいかがでしたか？

満足しています。というよりもこれ以外の方法でちゃんと Google Workspace を入れれるのかなと思いました。

実際、吉積情報さんの「技術的な要件と同時に、如何に社員に理解してもらい使ってもらうか」というスタンスは本当にそのとおりだと思います。小さい規模ならなんとかなるんです。ただもう50人、100人を超えてくると、社員全員を代表者１人で統率したり意思疎通を図るのは難しいですよね。

だからこそ、プロジェクトとしてしっかりと社員周知と説明をするイベントがとても重要だと思います。

社員説明もやっぱりデモンストレーションのレベル・クオリティがものをいいます。それによって社員はどちらにも転びますから。
その点において、吉積情報さんは圧倒的。逆に他代理店に同じクオリティでできる人はいるのかな、というくらいに思います。

- ご評価いただくお言葉が多く恐縮です。利用者からの問い合わせは殺到しませんでしたか？

サポートが殺到することはありませんでした。そこは本当にプロジェクトメンバーがしっかりハンドリングをしてくれたと思います。

今回先行して利用するメンバーとしてプロジェクトメンバーがいましたが、専用にやりとりをさせていただくスプレッドシート^※で彼らの理解が深まっていたからだと思います。

※吉積情報は、先行して利用いただくユーザーには特別なサポート体制を引いて迅速・短時間に不明点をすぐ解決させています。

- 今後の展望や課題などを教えていただけないでしょうか

今後は、吉積情報さんにも支援いただき、GAS（Google Apps Script）であったりAppSheetだったりとよりシステムカスタマイズすることにリソースを割いていきたいと思っています。

１つのシステムをしっかりと自社に合わせてフィットさせていく、というのは私たちのシステムの関しての考え方であったりしますので、そこを進めていきたいと思います。

吉積情報より

オフィスコム様は、プロジェクトリーダーの大坂様を中心に本当に組織の上層部から社員にいたるまで様々な理解をもとめる周知や説明調整をこちらが驚くほどしっかりハンドリングされて進行されていたのが印象的です。システム刷新などのご経験もさぞ豊富でいらっしゃるのかなと感じます。

各メンバーの方々が自立して仕事を進める組織のカルチャーに私たちもとても大きく感銘や刺激を受けましたし、そうした企業のご担当者様から評価いただけたことは、何より明日への頑張りへの励みをいただきました。
（記事を盛って書いているのではと思われほど、ご評価いただき恐縮でもありました）

常に大坂様を中心に明確かつ迅速な意思決定が次々と行われるお客様で、あっという間に技術的な要件のディスカッションは終わり、多くの時間をメンバーの皆様や社員様への説明に費やすことができましたこの記事を書いている私も、オフィスコム様の素晴らしいオフィスデスクを新宿店にて購入させていただいたことがありますが、こうした全く別の仕事の切り口からプライベートでも関わりがある企業様に貢献できることに喜びを感じ、また本日も頑張っていこうと思いました。

（撮影／木本大介　取材・文/吉積情報）