Google Workspace を導入したきっかけ

きっかけは社内ポータルサイトの見直しです。

従来のポータルサイトでは、目的の文書が見つけられず、スケジュールも使いにくいと社員からの不満の声が多く、また現場に出ている社員も多いため、社外から接続する手間があり、不便で利用率が低かったのです。

そこで、社内外でもセキュリティを担保した上で、使いやすく利便性が高いポータルサイトが必要であると考え検討がスタートしました。

比較検討は、Google Workspace を含めた4つのサービスで行いました。

全社員にスマートフォンを支給することも決まっていたので、併せてスマートフォンでも利用できるメーラやスケジューラなどのグループウェアの検討まで発展しました。

Google Workspace 導入の決めては？

実際に Google Workspace を導入してみた感想

実際に利用してみて印象に残っているところは以下の3つです。

• 迷惑メールがこなくなった

これまで、頻繁に届いていた迷惑メールなどが G mail に切り替えてからは全く見なくなりました。Google によると、機械学習により危険なメールは99.9％受信する前に弾いてしまうそうです。従来はウィルス対策ソフトで対応していましたが限界でした。定義ファイルの更新までの間に受信メールの添付ファイルを開いてしまいウィルスに感染するケースもありました。G mail ではそういった心配もなく、非常にセキュアに使えるメールサービスとなりました。

• 優れた検索性

これまでは、ポータルサイトで検索しても期待通りにヒットしなかったり、検索結果が多かったり、目的の文書が見つけられないことがよくありました。Google Workspace では検索エンジンを利用する感覚で、Google Driveで検索すると、目的の文書が見つけやすくなり、非常に快適になりました。

• 社内教育がスムーズに

Google フォームを活用して、社内向けの教育テストを定期的に実施しています。Google フォームで問題を作成して、URLを社員にrakumoボードでお知らせしています。
Google フォームの良いところは、社員はメール通知からすぐにGoogleフォームに画面遷移し、すぐに回答ができるためログイン等の手間がかからず、社員の回答率もあがりました。また、回答と同時に回答結果を自動的にスプレッドシートに更新してくれるため、回答データの収集も簡単に行うことができ、社内教育を効率的に行うことができるようになりました。

吉積情報を選定した理由

GCP で関わっており信頼のおけるクラウドエース株式会社（吉積情報のグループ会社）から紹介を受けたことがきっかけです。

吉積情報株式会社は Google Workspace だけではなく、GCP上での開発も得意としていますので、困ったときに相談できるサポート窓口としても最適です。