導入前の
課題

💡データ容量や保存期間に不満
💡部門を跨ぐ共通ツールがなく、情報共有や協力・連携体制を取ることが困難

導入した
決め手

💡自社での運用が実現可能
💡Google Workspace への専門性と「理解ができるサポート」

情報共有や部門間連携の壁を「つながり」に変えるための最適解

-  Google Workspace を導入されたきっかけや背景について教えてください。

以前は、データ容量や保存期間に制限のあるツールを使っていました。また、メールやストレージなど、それぞれ別のツールで運用しており、連携が困難でした。チャットやオンライン会議ツールも部門ごとにバラバラで、非常に使いづらい状況でした。
また、部門間で縦割り意識が強く、情報が点在しており、集約・共有することが困難でした。
共通のツールが存在していなかったため、部門間での助け合いや協力体制が整わず、やりたくてもできないという状況だったと感じています。
ゼネラルスタッフは本社におり、お店は40店舗以上、外商の拠点も複数あり、音楽教室も20拠点近くある。様々なスタイルの従業員がいる中で、お互いの領域に踏み込んでいかない限り、それぞれの状態をリアルタイムで窺い知る手段がなく、現場と本部がどういった状況なのか互いにわかりにくかったですね。

-  Google Workspace を導入した決め手は何ですか？

Google Workspaceは、グループウェア導入検討の初期段階から比較対象に挙がっていました。やりたいことから比較表を作成し、他社と比較検討した結果、Google Workspace とMicrosoft 365 に絞り込みました。
以前から Microsoft Officeツール を使用していたので、Microsoft 365 も非常に有力だったのですが、見積もりの段階で、導入や運用に係るIT部門の負荷が大きいと感じました。IT部門の体制が強固ではないため、負荷は大きな懸念点でしたね。
他にも、通信インフラの増強が必要であるなど他社のデメリットを Google Workspace はクリアしていたため採用しようという流れになりました。

「理解出来るサポート」で自走可能な体制を構築

- Google Workspace 導入の際に吉積情報をパートナーとして選んだ理由について教えてください。

Google Workspace 導入のパートナーとして吉積情報を選んだ理由は、専門性とサポート力に優れていたからです。
インターネット検索で吉積情報のサイトを見つけ、Google Workspace 専業であることや、問い合わせに対する迅速な対応に魅力を感じました。
また Google 営業担当からの紹介もあり、安心感があったことも大きな選定要因です。

- 吉積情報の Google Workspace 導入の進め方、支援内容に対しての感想を教えてください。

「理解ができるサポート」をしていただいたと感じています。
どんな質問にも非常にわかりやすく答えていただいたり、運用・設計面でも手厚く技術的なサポートをしていただきました。
こちらのリクエストに対する対応のスピード感や、管理者の立場から深く理解した上で導入ができ、ほぼ自分たちで運営できている点に満足しています。
導入してから1年以上経つ今も安定運用という意味で、自社に合った良いサポートをいただけたと感じています。

- Google Workspace 導入にあたって、困難なことはありませんでしたか。

もちろん、道のりは平坦ではありませんでした。繁忙期と重なった導入は、社内からの反発を招くこともありました。しかし、吉積情報様と連携し、事前に周到な準備を進めていたことが功を奏し、理解ある上司の後押しがあったことで、スムーズに導入を進めることができました。
また、社内には「決めたことは必ず実行する」という強い意志が根付いており、この一体感が導入を成功に導く大きな鍵となりました。

様々な「できる」を実現し、働き方が大きく変わったことを実感

- Google Workspace 導入後の効果について教えてください。

Google Workspace導入の効果は、数値化は難しいものの、働き方が大きく変わったことを実感しています。ノートPCや社用スマートフォンの導入も同時に進めたことで、働く場所の選択肢が増え、「どこでも仕事ができる」ようになりました。
在宅勤務や現場での業務が可能になり、様々な「できる」が増えました。店舗の現場を回ったり、法人営業の移動途中でも、Googleドライブ の情報を見たり、Gmail で連絡を取ったりできるため、帰社の手間が省けて直帰できるなど、利便性が向上したという声が多数あります。
導入から半年後に行った社員満足度調査では65％という結果でした。まだ文化として浸透しきっていない時期としては悪くない数字だと考えています。
満足度調査を行った後、Google Workspace 活用施策の１つとして、お役立ち情報の発信や勉強会を開催しました。お役立ち情報は週１回の発信を１年継続し、５０個のコンテンツをためることができ、Google サイト で作成した Google Workspace お役立ちサイトからいつでも見られるようにしています。
その結果、Google Workspace の使い方に関する疑問に対し、ユーザー自身での解決が可能となったという声が複数聞かれています。また、一部のユーザーに質問が集中した際には、お役立ち情報の記事URLを伝えるだけで多くは解決が可能となったため、時間的負担の軽減に繋がったと喜んでいただくこともありました。
前回の満足度調査から1年経過した今年の7月にも再度調査を行ってみようと思います。

自社での運用を考える、多拠点を持つ企業にすすめたい

- どのような企業に Google Workspace をお勧めしたいですか？

IT部門のリソースが潤沢ではない企業にお勧めしたいですね。
 Google Workspace か Microsoft 365 かで迷われることも多いと思いますが、自分たちで運用していこうと考えているけれども、充分なリソースがないという中堅クラスの企業には適していると思います。
また、当社のように多拠点を持つ企業にとっても、どこからでもリアルタイムに情報を共有・更新可能な点で向いているグループウェアであると言えますね。

- 吉積情報に今後期待することはありますか？

現時点では90%以上満足しているので、残り10%は今後のより良いサービスへの期待ですね。今後さらに業務効率化や、売上・勤怠管理などにツールやデータの活用をしていきたいと考えているので、引き続きサポートいただけたらと思っています。
 Google Workspace 導入前の状態にはもう戻りたくないです。

結びの言葉（吉積情報より）

有隣堂様は、現状抱えられている課題を明確に理解し、スピード感のある導入を進められました。全ての「老舗」の歴史がイノベーションの連続だったと仰る通り、今回の導入に際しても単なるグループウェアの導入にとどまらず、社員の様々な「できる」という選択肢を増やすことで大きな変化をもたらすイノベーションになったのではと感じています。
今回の導入を通して、歴史ある老舗企業でありながら変化に対して柔軟であり、前向きでチャレンジ精神の高い皆様という印象を受けました。
そうした企業のご担当者様から評価いただけたこと、とてもありがたく感じます。今後もお困りごとやご要望などありましたら、お気軽にご相談いただければと思っています。
今後とも末永くよろしくお願いいたします。

2024年6月記事作成（取材・文/吉積情報）