Google のグループウェア の機能・メリット・注意点・料金プランを詳しく紹介！

Google のグループウェアとは

Google のグループウェアとは、Google 社が提供するビジネス向けの有料のクラウド型グループウェアサービス「 Google Workspace 」のことです。

メール・カレンダー・ストレージ・ドキュメント・スプレッドシート・会議 など、さまざまなサービスが含まれており、それぞれ簡単に連携できます。そのため、組織のコミュニケーション活性化・業務効率化など、自社の目的に合わせて役立つ機能を選択できるでしょう。

また、Google 社はクラウド利用を前提としていることから安全性も高いです。どのサービスにも、ユーザー情報保護機能・プライバシー保護機能が組み込まれています。

Google Workspace は、企業はもちろん教育機関や個人も利用でき、それぞれに適したプランが用意されています。

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Google のグループウェアの主な機能

Google のグループウェアの主な機能として、以下6点を紹介します。

• メール
• スケジュール管理
• ファイル管理
• チャット
• タスク管理
• ビデオ会議

メール

Google グループウェアでは Gmail を使ってメールを簡単に送受信できます。Gmail はブラウザからアクセスして利用することはもちろん、スマートフォンのアプリからも利用可能です。

Google の検索技術を活用しているため、高速にメールボックス内を検索でき、利便性も高いといった特徴があります。不在時などに自動的に返信メッセージを送信する、自動返信機能も備わっています。また、Google Meet と連携することで、 Gmail 内から直接ビデオ会議をスケジュールし、参加することも可能です。

Gmail は単体での機能はもちろん、Google Workspace の他のサービスとの連携も容易に行えます。

カレンダー

Google グループウェアには、スケジュール管理ツールである、Google カレンダー もあります。

他のサービス同様、ブラウザ上はもちろん、スマートフォンのアプリからも利用可能です。
Google カレンダー には、スケジュール管理できることはもちろん、他の Google サービスと連携することで、予定調整を効率的に行えます。

ファイル管理

Google グループウェア には、ファイル管理できる Google ドライブ が含まれています。
Google ドライブ はクラウドでファイルを共有できるサービスです。ドキュメントや写真・画像はもちろん、動画・音声、プレゼンテーションファイルなども保管可能です。

また、複数メンバー間での同時編集やオフライン編集にも対応しているため、いつどの場所からでもファイルの編集・管理を容易に行えるでしょう。

チャット

Google グループウェアには、Google Chat という機能があり、簡単なメッセージのやり取りが可能です。

メールに比べて気軽なメッセージ送受信が可能なため、社内のコミュニケーション活性化に適しているでしょう。スマートフォンではアプリ版が提供されているため、移動中でも簡単にメッセージのやりとりが可能です。

また、Google ならではの検索性も優れており、膨大なチャット量から探したい情報を瞬時に見つけ出すことも可能です。

Gmail の機能として Google Chat を追加することで、メールとチャットの管理を同時に行えるというメリットもあります。

タスク管理

日々のタスクを効率化するためのツール、Google ToDo リストも機能の一つです。
タスクの登録はもちろん、日・毎週など定期的に行うべきタスクに関しては、繰り返しの設定を行うなど、まとめて設定ができます。

PC はもちろん、スマートフォンでもタスクを管理できるため、いつでもどこでも通知を受けられ、忘れずにタスクを管理することが可能です。

Google カレンダー と連携することで、タスク管理を効率的に行えます。

ビデオ会議

ビデオ会議を行う Google Meet も Google グループウェア の機能の一つです。デバイスを問わずに誰でも安全、かつ高品質なビデオ通話・ビデオ会議を利用できます。

また、AI の機能が強化され、暗い場所や騒がしい場所でも、快適な通話が可能です。

ビデオ会議は通信時に暗号化され、セキュリティを強化するためにも、継続して Google が実施する数々の安全対策が更新されているため、安心して通話機能を利用できます。

Google グループウェア を活用するメリット

Google のグループウェアを活用するメリットを、以下5点紹介します。

• コスト削減
• コミュニケーション活性化
• サービス間の連携が容易
• 生産性向上
• 最新鋭のセキュリティ環境の利用

コスト削減

1つ目のメリットは、コスト削減です。

Google グループウェア は、ユーザー1人あたり月額680円から利用可能です。

本記事で紹介したメール・チャット・カレンダー・ビデオ会議などの機能全てが含まれているため、それぞれのツールを個々に導入するよりも安価で済むでしょう。

Google グループウェア を導入すれば、従来かけていたツール金額よりもコストを抑えられる可能性が高まります。

コミュニケーション活性化

2つ目のメリットは、コミュニケーション活性化です。

Google グループウェア には、 Gmail など従業員が元々プライベートで使っているサービスもあるでしょう。既に使い慣れていることから、教育などを受けなくてもすぐに業務でも利用開始できます。

また、使い慣れていない人は、近くの使い慣れているメンバーに聞くことで、すぐに問題を解決できます。Google グループウェア は、すぐに従業員間で簡単に情報共有できるサービスであり、コミュニケーションを活性化しやすいといえます。

サービス間の連携が容易

3つ目のメリットは、サービス間の連携が容易なことです。

たとえば、Gmail の画面に Google Chat の機能を追加することで、一つの画面で両方とも確認できます。また、チャットに書き込んだ履歴をメールで共有する、カレンダーに共有した予定をチャットにも送信することも簡単にできます。

サービス間の連携を容易にできるため、従来のように一つのサービスで投稿した内容を再度別のサービスでも投稿するなどといった二度手間の作業も必要なくなるでしょう。

生産性向上

4つ目のメリットは、生産性向上です。

Google のグループウェア には、生産性向上につながる機能が豊富に搭載されています。たとえば Google ドライブ でドキュメント、スプレッドシートなどをリアルタイムでの共同編集すれば、チームメンバー間でのコミュニケーションがスムーズになり、業務スピードがアップできるでしょう。

また、各機能間の連携も簡単にできるため、データの連携がスムーズになり、作業の効率が向上します。

Google のグループウェアを活用すれば、情報共有がしやすくなり、業務効率化・生産性向上につながります。

最新鋭のセキュリティ環境の利用

5つ目のメリットは、最新鋭のセキュリティ環境を利用できることです。

Google は元々クラウド環境を前提としたサービスを展開しているため、セキュリティ面においても安心して利用可能です。セキュリティ第一の姿勢で業界をリードしており、第三者機関による監査を定期的に受けているなど、最も厳しい基準に対応しています。

安価で利用でき、最新のセキュリティ環境を利用できることは、大きなメリットといえるでしょう。

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Google グループウェア の利用時の注意

Google のグループウェア利用時の注意点を、以下2点紹介します。

• ランニングコストの発生
• プラン選定が難しい場合も

ランニングコストの発生

1つ目の注意点は、ランニングコストの発生です。

Google のグループウェア は、クラウドサービスです。毎月固定費が必要なため、導入前に予算に含める必要があります。初期導入コストは抑えられるものの、ユーザー数に応じて毎月ランニングコストが発生する、ということをしっかりと認識しておきましょう。

プラン選定が難しい場合も

2つ目の注意点は、プラン選定が難しい場合もあることです。

Google Workspace には「 Business Starte r」「 Business Standard 」「 Business Plus 」「 Enterprise 」と4つのプランが用意されています。

それぞれ、ビデオ会議に出席できる最大人数・ストレージ量・サポート機能などに違いがあります。コストの最適化を図るためにもプランを選定するときは、それぞれの違いを正しく知って自社に適したプランを選ぶことが大切です。

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Google グループウェア の料金プラン

Google グループウェアには、Busines 用の3つのプランと、Enterprise が用意されています。

• Business Starter
  会議同時参加者数100人まで、1人あたり 30GB 分のストレージを利用できます。月額料金は1ユーザー680円 ( 税抜 )です。
• Business Standard
  会議同時参加者数150人まで、1人あたり 2TB 分のストレージを利用できます。月額料金は1ユーザー1,360円 ( 税抜 )です。
• Business Plus
  会議同時参加者数500人まで、録画・出欠状況確認機能も利用可能です。また、1人あたり 5TB のストレージを利用できます。2段階認証・シングルサインオン ( SSO ) ・迷惑メールのフィルタリング・広告無効化機能など、セキュリティ機能も強化されています。
  
  月額料金は1ユーザー2,040円 ( 税抜 ) です。
  
  
• Enterprise
  企業の要件に合わせてカスタマイズ可能なプランです。個別に問い合わせが必要です。

各プランでは、会議参加者数・会議機能・ストレージ容量が主な違いです。しっかりと比較して、自社に合ったプランを導入しましょう。

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グループウェア Google Workspace で最適なビジネス環境実現を

本記事では、Google のグループウェアである Google Workspace について機能・メリット・注意点・料金プランを紹介しました。

Google Workspace を活用することで、組織のコミュニケーション活性化・生産性向上に大きく貢献します。リアルタイムでの共同編集、デバイスを問わずにいつでもどこからでもアクセス可能、各種サービスの連携機能、堅牢なセキュリティ、カスタマイズと拡張性にも優れており、業務に役立つこと間違いありません。

Google Workspace を導入すれば、あらゆる働き方に対応して、組織の生産性向上とコミュニケーション強化に役立つでしょう。

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