Google カレンダーの不在とは？設定方法と2つの機能を解説！

Google カレンダー の不在は自分が会議やその他の予定に参加できないことを知らせる機能

Google カレンダー の不在とは、自分が会議やその他の予定に参加できないことを知らせる機能です。

設定すると自分が不在な旨を Google カレンダー に分かりやすく表示できます。

また設定した時間に招待された会議を自動で辞退できるので、招待者に会議調整の手間を取らせることもありません。

なお Google カレンダー には不在以外にも便利な機能がいくつもあります。

iOS版とAndroid版のアプリも用意されているので、パソコンだけではなくスマホからも利用可能です。

不在の機能は2つ

不在には以下2つの機能があります。

• 自会議やその他の予定に参加できないことをカレンダー に表示する
• 予定の招待を自動で辞退する

分かりやすい機能なので、すぐに使いこなせるようになります。

会議やその他の予定に参加できないことをカレンダー に表示する

不在を設定することで、会議やその他の予定に参加できないことを表示できます。

色が薄く表示されるだけではなくカレンダー にバツ印がついたマークも付くので、視覚的にも不在だと分かりやすいです。

Google チャットにも表示される

Google カレンダー で不在を設定すると、Google チャットにも不在が表示されます。

Google カレンダー を見なくても相手が不在だと分かるので、急ぎの連絡をチャットするのを避けたり、伝達事項を別の日にチャットしたりという判断ができます。

予定の招待を自動で辞退する

不在を設定すると、その時間に招待された予定を自動で辞退してくれます。

不在設定時にメッセージを入力しておくことで、辞退のメールに入力したメッセージを載せることも可能です。

不在の設定方法

Google カレンダー で予定を作成するときにいくつか項目が表示されるので、不在を選択します。

タイトルを入力します。
タイトルは自分のカレンダー に表示されるので、不在の理由を書くことをおススメします。

会議の招待を自動的に辞退する場合はチェックを入れます。
チェックを入れた場合は新しい会議だけ辞退するのか、既存と新しい会議どちらも辞退するのかを選択します。

メッセージ欄に会議を辞退するメールに記載する文言を入力します。
デフォルトでは「不在のため、辞退させていただきます」と入力されています。

保存をクリックします。

会議の招待を自動的に辞退する場合、確認のポップアップが表示されます。

問題なければ保存して自動的に辞退をクリックします。

カレンダー に不在が表示されたことを確認します。

以上で不在の設定は終わりです。

操作項目や入力箇所は少ないので簡単に設定できます。

サイレントモードとの違いは業務中か業務中じゃないか

Google カレンダー には不在と似た機能として、サイレントモードがあります。

サイレントモードにも予定の招待を自動で辞退する機能がありますが、違いは業務中か業務中じゃないかです。

• 不在・・・外出中や有給休暇など、業務中じゃないときに利用する
• サイレントモード・・・資料作成やテレアポなど、業務に集中したいときに利用する

不在とサイレントモードは業務中か業務中じゃないかで使い分けてください。

会議やその他の予定に参加できないときは Google カレンダー の不在を活用しよう

以上で Google カレンダー の不在の設定方法と、2つの機能の解説を終わります。

不在を設定すると周りの人から一目で不在だと分かるので、間違えて連絡してしまったり会議を招待してしまったりするような無駄なコミュニケーションを減らすことができます。

また設定した時間に招待された会議を自動で辞退できるので、招待者に会議調整の手間を取らせることもありません。

会議やその他の予定に参加できないときはぜひ Google カレンダー の不在機能を活用してみてください。