2024年3月【Google Workspace 活用術】人事異動の季節到来！異動・退職に伴うアカウントの適切な管理について

異動者アカウントの情報更新・ロールの見直し

ユーザー情報の編集

部署情報や役職情報などをユーザー情報に登録している場合、最新の部署名や役職名などに更新します。
Google管理コンソールを使用して、ユーザー情報の編集を行うことができます。

詳細は Google 公式ヘルプ：https://support.google.com/a/answer/6191788

グループメンバーの更新

異動者が所属していたグループメンバーを更新する必要があります。 

詳細は Google 公式ヘルプ：https://support.google.com/a/answer/9400087

管理者ロールの変更・削除

異動者に管理者ロールを付与していた場合、異動後も必要なロールか確認します。
また、新たな管理者の設定を行います。

詳細は Google 公式ヘルプ：https://support.google.com/a/answer/33325

共有ドライブのアクセス権限の見直し

異動者のアクセス権限は、新しい部署や役職に基づいて見直します。

• グループに対して共有ドライブのアクセス権を付与している場合は、前項のグループメンバーの更新を行うことで対応可能です。
• 一方で、ユーザーアカウントに対してアクセス権が付与されている場合や、グループ化されていないメンバーがランダムに所属する共有ドライブは、権限の付け替えが必要になります。
• Google Workspace では、共有ドライブメンバーの権限の一括更新はできないため、そのような、管理機能を拡張するツールを利用する企業も増えています。

退職者のデータの移行

退職者が作成した重要なデータは、他のユーザーに移行する必要があります。

ドライブ内のファイル・カレンダーのデータ

• 特権管理者は、ユーザーのファイルとデータ（共有ドライブを除くGoogle ドライブのフォルダとファイル・Google カレンダー）を、退職者ユーザー削除時の処理として、新しいオーナーに移管できます。
  
• その他の手段として、すべての管理者（管理コンソールでアプリ≫Google Workspace≫ドライブとドキュメントにアクセスできる管理者）は、ユーザーのドライブ ファイル（共有ドライブ内のファイルも含む）のオーナー権限を、退職者ユーザーを削除する前に移行することもできます。
• なお、共有ドライブに保存されているファイルは、組織やチームがオーナーとなりますので、そのユーザーが追加または作成していたファイルは残ります。
• 退職者ユーザーがオーナーになっている Google サイト や Google フォーム も削除対象となります。事前に新しいオーナーに移管するか、共有ドライブに以降する必要があります。

詳細は Google 公式ヘルプ：https://support.google.com/a/answer/33314

カレンダー

• ユーザーのメインのカレンダーについては、前述の通り、新しいオーナーに移行できます。
• 共有カレンダーのオーナー権限を移行するには、その共有カレンダーについての変更および共有の管理権限を別のユーザーに付与します。

詳細は Google 公式ヘルプ：https://support.google.com/calendar/answer/3708

Gmail

• 退職者の以前のメールを別のユーザーアカウントに移行したい場合は、退職者のアカウントを削除する前に実施します。
• 移行しない場合、メールはすべて削除され、復元はできません。
• Google Takeout を利用する、またはデータ移行サービスを使用してメールを移行する等の方法があります。

離職した従業員のデータを保持するためのオプションとは：https://support.google.com/a/answer/11524030

• ユーザーアカウントの削除後に、そのユーザーのメールアドレスに届いたメールを受け取るには、別のユーザーにメールをリダイレクトさせる必要があります。

退職者アカウントの停止、削除、またはアーカイブ

退職者アカウントは、情報漏洩などのセキュリティリスクを防ぐために、速やかに削除または停止します。

アカウントの停止

育児休暇等、一定期間、休暇・休職をするユーザーがいる場合に有効です。

• 退職者のアカウントはログインできなくなりますが、データは保持されます。
  
• 退職者が所有するコンテンツのうち、他のユーザーと共有しているものは、引き続き共同編集者がアクセスできます。
  
• 新着メールやカレンダーの招待状はブロックされます。
  

詳細は Google 公式ヘルプ：https://support.google.com/a/answer/33312

アカウントの削除

ユーザが退職する場合に必要となる対応です。
詳細やその他ユーザーを削除した場合の影響を、必ず下記の記事にてご確認いただくようお願いします。

• 共有ドライブ内のアイテムを除き、退職者が作成したデータもすべて削除されます。
• 削除したユーザー アカウントは、削除後 20 日間以内であれば復元できます。20 日間を経過するとデータは完全に削除され、復元できなくなります。詳細
• 事前に前項のデータの移行方法を参考にご対応ください。

詳細は Google 公式ヘルプ：https://support.google.com/a/answer/33314

アーカイブユーザーライセンスを購入し、ユーザーにライセンスを割り当てる

ユーザーが退職後も、監査目的で一定期間、データを保持したい場合の対応です。

• アーカイブしたユーザーアカウントにはログインできません。
  
• ユーザーが Google Vault ライセンスまたは Vault を含むアーカイブ ユーザーのサブスクリプションのライセンスを持っている場合、ユーザーのデータは Vault の保持ルールと記録保持に沿って保護され、管理者はデータの検索と書き出しを行うことができます。
  

詳細は Google 公式ヘルプ：https://support.google.com/a/answer/9048836

セキュリティ対策の強化・研修の実施

• 退職者や異動者による不正アクセスを防ぐために、パスワードポリシーの見直しなど、この機会に、セキュリティ対策の強化を検討します。
• Google Workspace の利用研修を実施し、セキュリティ意識の醸成と運用ルールの再周知を行います。

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吉積情報にて Google Workspace をご契約いただいているお客様は、無料で活用いただけます。
※Google Workspace 以外のサービスのみをご契約のお客様は別途ご相談ください。

ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

まとめ

春は人事異動や退職に伴い、Google Workspaceの適切な管理が必要となります。
本記事で紹介した内容を参考にしていただければ幸いです。
ご不明な点があれば、お気軽にお問い合わせください。

お問い合わせはこちら：https://www.yoshidumi.co.jp/contact