【Google Workspace 活用術】情報システム室の困った！を解決！Q＆A（ドライブ編）

共有ドライブ下のフォルダに対し、アクセスできるユーザーを制限するフォルダ運用は可能か

1. 可能ですが、権限毎に、フォルダではなく、共有ドライブを分ける運用をおすすめします。
   
   部門ごとに作成した共有ドライブ内に、管理職のみがアクセス可能で、一般社員はアクセス不可なフォルダを作成したい場合は、
   共有ドライブのメンバーには一般社員を含めず、一般社員がアクセス可能なフォルダだけを一般社員に共有する（ゲストメンバー）という方法で、実現します。
   ただし、管理が煩雑になりますので、共有ドライブ自体を「A部門All」「A部門マネージャーのみ」などに分ける運用をおすすめします。
   
   

＼ ドライブの運用について資料を見る／

Google ドライブ のベストプラクティス

共有ドライブ内アイテムを共有時「権限がありません。アクセス権が変更された可能性があります」表示されるのはなぜ

1. ビジター（Google アカウントでないメールアドレス）に対し、フォルダを「コンテンツ管理者」権限で共有しようとした場合に発生します。
   共有ドライブ内フォルダに対してのビジターへの共有は「編集者」権限までしか付与できません。
   
   

各権限で行える操作の詳細を確認：Google 公式記事

「リンクを知っている人全員」を 表示/非表示にする方法は？

管理コンソール≫Google Workspace≫ドライブとドキュメント≫共有設定
≫共有オプション≫「（組織名） の外部との共有が許可されている場合、（組織のドメイン名） 内のユーザーは、リンクを知っているすべてのユーザーに対して、ファイルおよび公開済みのウェブ コンテンツを公開することができます」

外部に共有、公開しているドライブのデータを確認する方法

1. セキュリティダッシュボードを使用することで、外部と共有しているファイルや、「リンクを知っている全員」で共有しているファイルを確認できます。
   なお、オーナーが個人アカウントのファイルはマイドライブのデータです。

※確認可能期間：過去180 日まで
※この機能に対応しているエディション: Frontline Standard、Enterprise Standard、Enterprise Plus、Education Standard、Education Plus、Enterprise Essentials Plus。 


ログという形であれば、Business Starter、Business Standardのお客さまも、
ドライブのログのイベントを使用することで、ドメイン外のユーザーと共有されているファイルを表示することが可能です。

※データ保持期間：6か月

Google Workspace の監査ログをエクスポートする方法：記事を読む

なお、吉積情報の提供するCmosy/共有ドライブマネージャーでは、ユーザーが社外共有したログを永年保存することが可能です！

Google 共有ドライブの管理機能と徹底比較！自社に合った管理ツールを選ぶポイント：記事を読む

共有ドライブの課題を解決する「共有ドライブマネージャー」とは

こんな方におすすめ

・共有ドライブの権限追加を期限付きで運用したい
・ドライブ・フォルダ・ファイル単位での権限を可視化したい
・共有ドライブの棚卸しや権限の棚卸しを簡易的にしたい

どんな機能があるの？

・利用状況のCSVダウンロード
・共有ドライブの棚卸し
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