なぜ病院にグループウェアが不可欠なのか？導入メリットから選び方まで詳しく紹介

病院に不可欠なグループウェアとは

グループウェアとは、組織で情報共有を簡単に行うためのツールで、コミュニケーションの円滑化と業務の効率化を実現します。

例えば、例えばスケジュール管理やタスクの割り当てを通じて、業務の進行状況を一元管理すれば、無駄な手間を省き、患者対応の質を向上できます。さらに、チャット機能やビデオ会議機能を活用することで、遠隔地の専門家とも簡単に連携が取れ、不明点などを解決できます。

病院業務でグループウェアを導入すれば、情報の即時共有と効率的なコミュニケーションを実現できるのです。

病院がグループウェアを導入するメリット

病院がグループウェアを導入するメリットについて、以下4点を紹介します。

• タイムリー/シームレスな情報共有
• システム連携
• 業務効率化による業務負荷軽減
• コミュニケーション活性化・チームワーク強化

タイムリー/シームレスな情報共有

1つ目は、タイムリー/シームレスな情報共有です。

病院がグループウェアを導入することで、診療科を超えた迅速な情報共有を行えます。

例えば、患者の診療記録や検査結果がリアルタイムで共有されることで、異なる診療科の医師間で迅速かつ正確な情報交換が可能です。

また、全ての関係者がグループウェア経由で即座に最新情報にアクセスできるため、常に適切な対応を迅速に行えます。

このように、グループウェアを活用することで、迅速な情報共有が可能になり、診療科を超えた一貫性のある医療サービス提供が可能です。

システム連携

2つ目は、システム連携です。

グループウェアを導入すれば、病院内にある他システムとの連携が可能となります。

例えば、予約管理システムや医療データを保管しているシステムなどと連携してグループウェアで情報一元管理を行えば、これまで複数システムにログインして情報を確認していた手間をなくすことが可能です。

グループウェアと医療システムを連携することで、業務の効率化を実現できるでしょう。

業務効率化による業務負荷軽減

3つ目は、業務効率化による負荷軽減です。

グループウェアを活用することで、スケジュール管理・タスク管理・会議予約などを一元管理できます。これにより、各スタッフの予定や業務内容を簡単に把握でき、調整をスムーズに行えるでしょう。

さらに、個々のスタッフが持つノウハウや経験をグループウェア上で共有することで、誰でも必要な情報にアクセスできるようになり、業務の属人化を防ぐこともできます。

グループウェアを導入することで、業務の効率化と負荷軽減が実現し、スタッフ全体の働きやすさが向上するのです。

コミュニケーション活性化・チームワーク強化

4つ目は、コミュニケーション活性化・チームワーク強化です。

チャットや Web 会議機能が備わっているグループウェアを活用すれば、スタッフ間の円滑なコミュニケーションが可能になります。リアルタイムでのメッセージ交換や Web 会議を通じて、医師や看護師、その他のスタッフが迅速に情報を共有し、問題解決に向けて話し合いができるのです。

さらに、診療科を超えた情報共有と連携を強化できるなど、チームワークが向上します。例えば、複数の診療科が関わる患者の治療計画やケアプランを共有することで、診療科間の連携が密になり、各科の専門知識を活かした包括的な医療サービスを実現可能dです。

グループウェアの導入は、コミュニケーションの活性化とチームワークの強化を促進し、病院全体の業務効率と医療サービスの質を向上させる重要な手段となるでしょう。

病院に役立つグループウェアの機能

病院に役立つグループウェアの機能について、以下5点を紹介します。

• スケジュール管理
• 設備予約
• 掲示板
• 医療情報（カルテ・検査結果・画像データなど）の共有・連携
• 患者情報（機密情報）の一元管理と情報漏えい対策

スケジュール管理

病院に役立つグループウェアの機能に、スケジュール管理があります。

グループウェアを導入することで、医師や看護師などのスタッフの勤務シフトやスケジュール、患者の予約などを一元管理でき、チーム全体のスケジュールをリアルタイムで把握した業務のスムーズな調整が可能です。

例えば、医師や看護師の勤務シフトをグループウェアで共有すれば、誰がどの時間帯に勤務しているのかを簡単に確認でき、シフト変更や休暇の調整も迅速に対応可能です。

グループウェアを導入すれば、個々だけでなく、チーム全体のスケジュールを一元管理できるようになり、スタッフ間の連携が強化され、必要な情報が共有されやすくなるでしょう。

設備予約

グループウェアの設備予約機能を使えば、病院内の診察室、手術室、会議室などの必要な設備をオンラインで簡単に予約し、利用スケジュールを効率的に管理できます。

診察室や手術室の予約状況をリアルタイムで確認できるため、ダブルブッキングを防ぎ、スムーズな診療や手術のスケジュールを立てることができるでしょう。これにより医師や看護師は適切な時間に必要な設備を確保でき、患者の待ち時間を短縮し、診療プロセスを最適化できます。

設備予約はオンライン上で簡単に行えるため、スタッフ間のコミュニケーションや連携を円滑に進めることが可能です。さらに、利用状況の履歴を確認することも容易です。どの設備がどの程度使用されているかを把握することで、設備のメンテナンス計画や新しい設備の導入計画にも役立てられるでしょう。

掲示板

掲示板を活用すれば、重要なお知らせ、変更事項、健康に関する情報、イベントの案内などをリアルタイムで全スタッフに共有できます。例えば、新しい病院方針の変更や緊急の設備メンテナンス情報などを迅速に伝えることで、スタッフ全員が常に最新の情報を把握し、対応できるのです。

掲示板機能はオンライン環境を利用するため、従来の紙ベースの掲示板と比べて投稿・確認を容易に行えます。これにより、医療現場で発生した問題やリスクを迅速に共有できるため、医療安全、医療安全性の向上やリスク管理の強化にもつながるでしょう。

医療情報（カルテ・検査結果・画像データなど）の共有

グループウェアでは、医療情報（カルテ・検査結果・画像データなど）の共有も行える機能もあります。

グループウェアのオンラインストレージ機能で医療情報を格納すれば、複数の医療従事者が患者のカルテや検査結果、画像データなどの情報をリアルタイムに共有できるようになり、各医療従事者が患者の最新の状態を即座に把握し、包括的な医療の提供が可能となるのです。

例えば、医師が診療中に検査結果や画像データをその場で確認しながら診断を行えば、診療の精度が向上するでしょう。また、看護師やその他の医療スタッフも同じ情報を共有することで、患者ケアの一貫性が保たれ、チーム全体で医療を提供できます。

グループウェアで医療情報共有を行えば、迅速かつ包括的な医療の提供を支えることができ、患者の治療効果を最大化するために欠かせない存在となります。

患者情報の一元管理と情報漏えい対策

グループウェアでは、患者情報の一元管理と情報漏えい対策も可能です。

グループウェアで患者情報を一元的に管理することで、医療従事者は必要な情報にすぐにアクセス可能になり、業務効率が向上し、情報の見落としなどを防げるでしょう。例えば、カルテや検査結果、治療履歴などが一つのプラットフォームに集約されることで、診療や治療の計画を迅速に立てることが可能になります。

また、グループウェア上に格納された情報に対しては、閲覧権限の設定、アクセスログの記録、グループウェアのセキュリティ機能を設定して、情報漏えい対策を徹底し機密情報を保護することが可能です。

患者情報の一元管理と情報漏えい対策を強化することで、病院は業務の効率化と安全性を向上でき、より質の高い医療サービスを提供し、患者の信頼を得られるでしょう。

病院向けのグループウェアの選び方

ここからは、病院向けのグループウェアの選び方について、以下5点を紹介します。

• 操作性
• コスト
• セキュリティ
• サポート面
• BCP対策面

操作性

1つ目は、操作性です。

医療現場では、ITに不慣れなスタッフも多くいます。誰でも直感的に操作できるユーザーインターフェースを持つシステムは、日常業務の効率を向上できるでしょう。

最初の操作教育にかかる時間を最小限に抑えられること、そしてスムーズな導入と利用が可能なグループウェアを選びましょう。

コスト

2つ目は、コストです。

グループウェアを導入するときは、初期導入費用と維持管理のためのランニングコストがかかります。それらのコストが実際に得られる効果に見合っているかを事前に確認しましょう。

コストが予算を超過すると、長期的な運用が難しくなります。コストと効果のバランスを見極め、費用対効果の高いシステムを選ぶことが大切です。

セキュリティ

3つ目は、セキュリティです。

医療情報は非常に機密性が高く、厳格なプライバシー保護が求められており、グループウェアには、強力なセキュリティ機能が備わっていることが必須です。

データ暗号化、アクセス制御、監査ログなどの機能が搭載されていることを確認し、情報漏えいのリスクを最小限に抑える対策が講じられているシステムを選びましょう。

サポート面

4つ目は、サポート面です。

グループウェアの導入時はもちろん、運用中にトラブルが発生した際に迅速かつ効果的な対応を受けられるサポート体制が整っていることが必要です。

24時間対応のサポートや、問題解決のための技術的支援が提供されることを確認しましょう。

BCP対策

5つ目は、BCP対策です。

災害やシステム障害が発生した際に、迅速に復旧し、業務を継続できるシステムを選ぶことが重要です。データのバックアップ体制など、BCP 対策に優れたグループウェアを選定しましょう。

Google Workspace に保管されているデータは世界各地のデータセンターに分散されています。万が一、日本全体が停電になってもデータが失われることはありません。

病院でグループウェアを利用するなら Google Workspace がおすすめ

本記事では、病院に不可欠なグループウェアについて紹介しました。

病院でグループウェアを利用するなら、Google Workspace をおすすめします。Google Workspace は、直感的で使いやすいインターフェースを提供しているため、IT に不慣れな病院のスタッフでも簡単に利用できます。

普段プライベートでも使い慣れている方が多い Gmail や、医師や看護師、その他のスタッフがスムーズに情報共有やスケジュール管理を行える機能が揃っています。

さらに、Googleの強力なセキュリティ機能により、データの暗号化やアクセス制御が確実に行われ、医療情報の機密性を保護します。

Google Workspace について詳しく知りたい、という方は吉積情報までご相談ください。