社内コミュニケーションツール導入ガイド！選び方とおすすめツールも詳しく解説

社内コミュニケーションツールが必要な理由

社内コミュニケーションツールが必要な理由は、情報共有の不足や情報伝達のばらつき、部門間や上層部と職員の間の連携不足、意思決定に膨大な時間がかかるなど、企業内のコミュニケーションにおける顕在化している課題を解消するためです。

従来の口頭での情報伝達は、メンバー間で情報の偏りが生まれやすく、業務の進行に支障をきたす可能性もあります。

そのため、コミュニケーションツールを導入すれば、リアルタイムで情報を共有しやすくなり、誰もが最新の情報にアクセスできるようになります。部門や階層を超えて、スムーズな連携も可能でしょう。

社内コミュニケーションツールを導入するメリット

ここでは、社内コミュニケーションツールを導入するメリットについて、以下4点を説明します。

• 業務効率化
• 属人化防止
• 新たなアイデア創出
• 働きやすい環境の実現

業務効率化

社内コミュニケーションツールを導入すれば、業務効率化を期待できます。

コミュニケーションが活性化することで、情報共有が円滑に行われるようになり、必要な情報をリアルタイムで共有して、意思決定が迅速に行われるようになります。

また、メールや口頭での伝達に比べて情報の見落としや伝達漏れが減り、業務の手戻りを防ぐ効果もあります。さらに、メンバー間での質問や確認も簡単に行えるため、業務の流れがスムーズになり、無駄な時間を削減できるでしょう。

社内コミュニケーションツールの活用で個々の作業効率が向上し、全体の生産性アップにも繋がります。

属人化防止

社内コミュニケーションツールを導入すれば、業務の属人化防止に効果が期待できます。

ツール上でノウハウや業務の進め方を共有すれば、簡単に知識にアクセスでき、特定のメンバーでなくとも対応ができるようになります。

これにより、特定の社員が不在の場合でも業務が滞らず、チーム全体で安定した業務運営が可能です。

また、共有された情報を、新入社員の育成やスムーズな引き継ぎにも活用できます。

こうしたツールを活用してノウハウを共有することで、組織全体の対応力や効率も向上するでしょう。

新たなアイデア創出

社内コミュニケーションツールを導入することで、従業員の知識や情報を集約しやすくなり、新たなアイデアやイノベーションの創出に繋がります。

異なる部門や専門性を持つメンバーがツール上で意見交換するようになれば、普段接点の少ない人同士でもコラボレーションが生まれやすくなります。

また、日常的な業務の中で共有されたアイデアやノウハウが、思わぬ発見や新たなビジネスチャンスにつながるでしょう。

こうしたツールで環境を整えることで、組織全体の創造力を高め、競争力を強化します。

働きやすい環境の実現

社内コミュニケーションツールを導入することで、従業員同士が気軽に相談できる環境が整い、働きやすさが向上します。

なぜならツールを通じてリアルタイムで質問や相談ができるため、困った時にすぐに助けを求められる体制が自動的に整うからです。

また、離れた部署や立場の違うメンバーとも接点が持てるようになり、個人の心理的な負担が軽減され、風通しの良い職場環境が実現するでしょう。

こうしたコミュニケーションの円滑化は、従業員の満足度向上やツールの定着率の向上にも繋がり、組織全体の生産性もアップします。

社内コミュニケーションツールの選び方

社内コミュニケーションツールの選び方を、以下6点紹介します。

• 機能
• 操作性
• マルチデバイス対応
• セキュリティ対策
• コスト
• 無料トライアル機能

機能

社内コミュニケーションツール選定時には、まず自社のニーズに合った機能が備わっているかを確認しましょう。

たとえば、チャット機能・ファイル共有機能・プロジェクト管理機能など、業務に役立つ機能が揃っていると、業務効率化や円滑な情報共有が実現しやすくなります。

コミュニケーションツールは、ツール毎に機能が異なるため、自社の要件に合った物を見極めることが重要です。

操作性

どんなに高機能なツールでも、操作性が複雑では使いづらく、定着しにくいものです。

直感的に操作でき、すべての従業員が簡単に使いこなせるツールを選ぶことが、スムーズな導入と利用促進につながります。

従業員の IT リテラシーに差がある場合、初心者でも使いやすい UI が採用されているかを確認することが大切です。無料トライアルが可能なツールを使って、事前に担当者が操作性を確認するようにしましょう。

マルチデバイス対応

現代のビジネスシーンでは、PC に加えてスマホやタブレットを使うケースが当たり前になりつつあります。そのため、社内コミュニケーションツール選定時には、マルチデバイスに対応しているかを確認することも重要なポイントです。

どの端末からでもアクセスできるツールを使えば、場所を問わずコミュニケーションが取れ、働き方の柔軟性が向上するでしょう。

セキュリティ対策

コミュニケーションツールで機密情報をやり取りする場合、セキュリティ対策が欠かせません。

ツールを選定する際は、認証方法、暗号化やアクセス制限機能が備わっているか、サービス提供会社の信頼性は高いかなどを確認するなど、万全のセキュリティ対策が施されているツールを選ぶことが重要です。

コスト

社内コミュニケーションツールを選ぶ際、コストも重要な検討ポイントです。

まず、ツールの導入費用やランニングコストが自社の予算内に収まるかを確認しましょう。

無料のツールもありますが、セキュリティや管理機能が不十分な場合があるため、注意しましょう。

有料ツールを選ぶ場合は、月額料金やユーザーごとの費用などを考慮し、それが業務効率化や生産性向上といった成果にどれほど貢献するか、コスト対効果を検討することが重要です。

適切なコスト感で自社の効果を最大化できるツールを選ぶことが、導入後の成功につながります。

無料トライアル機能

コミュニケーションツールを選ぶ際は、無料トライアル機能があるかも確認しましょう。

無料トライアル機能があると、導入前に実際の操作感や機能を確かめられ、導入後のギャップを少なくすることが可能です。

トライアルを通じて、操作性や自社に適した機能が備わっているかを判断することができるため、導入後の運用もスムーズに進むでしょう。無料トライアル機能は非常に有効な判断材料となります。

おすすめの社内コミュニケーションツール

ここでは、おすすめしたい社内コミュニケーションツールを紹介します。

比較し、自社に適したツール探しに活用してください。

• Web会議システム
• チャットツール
• 社内Wikiツール

Web会議システム

• Zoom
  ZoomはZoom Video Communications社が提供するビデオ会議サービスです。デバイスを問わないため、ビジネスからプライベートまで幅広く活用されています。URLをクリックくれば会議に参加でき、パスコードを入力にも対応しています。無料プランでは最大40分、最大100人まで参加でき、有料プランでは実質30時間、300人まで参加可能です。有料版は月1,999円〜(1ユーザー)利用可能です。

• Meet
  Meet は Google が提供するオンライン会議ツールです。高品質が特徴で、環境に合わせて自動調整してくれます。また、ノイズキャンセル機能を使えば、手動で環境音を低減させることも可能です。チャットやリアルタイム字幕、ブレイクアウトセッションなど会議をスムーズに進めるための機能も揃っています。また、ウォーターマーク機能も搭載されたため、セキュリティ面でも安心といえるでしょう。Meet は Google Workspace に含まれており、月680円〜(1ユーザー)でグループウェアのさまざまな機能を利用可能です。

  関連記事：【画像有り】Google Meet の便利機能11選を解説！

• Teams
  Teams は Microsoft 社が提供する組織でメッセージなどコミュニケーションを図るツールです。 ビデオ会議のほか、チャット、ファイル共有、アプリ共有機能なども搭載されています。Web ブラウザからでも利用できますが、クライアントツールをインストールして利用する企業が多いです。Teams は単体であれば月599円〜(1ユーザー)、Microsoft 365 Business Basic プランの場合は月899円〜(1ユーザー)利用できます。
  URL：https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software

チャットツール

• Slack
  Slackはビジネス用のオンラインチャットツールです。チャンネルを作成して複数のメンバーとテキスト・画像の投稿ができるほか、ダイレクトメッセージで1対1でやり取りすることも可能です。検索性に優れており、会話の履歴から関連するフレーズを検索して知りたい情報を見つけだすこともできます。Slack の有料プランは月925円〜(1ユーザー)利用できます。
  
  
• LINE WORKS
  LINE WORKS はビジネス用のチャットツールです。プライベートで利用しているLINE ツールと同じ感覚で、顧客や社内にメッセージを送信できます。また、チャット機能のほか、メール・ファイル管理・カレンダー機能も利用できます。LINE WORKS  は企業用のため、管理者のアカウント管理やセキュリティ設定、ログ監査などを行えるのも特徴です。LINE WORKS はユーザー数30人までなら無料、STANDARD プランでは450円〜(1ユーザー)利用できます。
  
  
• Google Chat
  Google Chat は　Google Workspace の機能を利用して安全にメッセージ送受信ができるチャットツールです。個人はもちろんグループ、ビジネスメンバーのコミュニケーションに活用できます。また、Gemini in Chat を使えば　AI 機能がいつでも質問に答えてくれ、会話の要約、Google ドライブから探したいファイルを見つけ出すなど、効果的な活用が可能です。Google Chat は Google Workspace に含まれており、月680円〜(1ユーザー)で Gooogle Chat の他グループウェアのさまざまな機能を利用可能です。
  
  

関連記事：「Google Chat」が「Slack」「Microsoft Teams」と相互運用可能に！

社内Wikiツール

• Notion
  Notion はドキュメント関連のツールを集約した社内 Wiki ツールです。社内 Wiki のほかプロジェクト管理、スケジュール管理など、用途に応じて使い分けることができます。共同作業を前提とした機能と遊び心があるデザインから続けやすいツールと言われています。Notion は無料で利用できますが、カスタムドメインをNotionサイトに接続する場合、月10$〜請求されるようになります。
  
  
• Google サイト
  Google サイトはGoogle が提供する無料の Web サイト作成ツールです。クリックとドラッグ&ドロップを中心に、テキストや画像などを埋め込むことで社内 Wiki を制作できます。サイトの公開設定は、特定のユーザー、組織内ユーザー全体、インターネット上の公開から選べるため簡単に外部からのアクセス制御が可能です。Google サイトは無料で利用できます。 Google Workspace に含まれており、月680円〜(1ユーザー)でグループウェアのさまざまな機能も利用可能です。
  
  
• NotePM
  NotePM はナレッジやノウハウを一元管理する社内 Wiki ツールです。社内FAQ、社内ポータルサイトにも対応しています。全文検索、キーワードハイライト、ワンクリック絞り込みなど検索機能も充実しています。更新履歴を自動的に記録しており、変更箇所はハイライト表示されるので、いつ誰が何を更新したかも特定しやすいです。NotePM は月4,800円(8人まで)〜利用できます。
  
  
  

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本記事では、社内コミュニケーションツールの導入メリットや選び方、おすすめツールについて解説しました。

効果的な社内コミュニケーションツールを選ぶことで、社内の情報共有の円滑化や業務効率化につながり、組織全体の生産性を向上します。その中でも Google Workspace は、多彩なコミュニケーション機能が統合されており、Web 会議システム・チャットツール・社内 Wiki ツールの機能を全部兼ね備えたグループウェアです。

コミュニケーションを円滑にし、働きやすい環境を構築したい企業には Google Workspace の導入をおすすめします。

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