ビジネスチャットのおすすめツールと選び方！メリットも詳しく紹介

ビジネスチャットがおすすめの理由

まずは、ビジネスチャットの概要について以下を説明します。

• ビジネスチャットとは
• 一般的なチャットとの違い
  
  

ビジネスチャットとは

ビジネスチャットとは、業務用途に特化したチャットツールです。

組織のメンバーが離れた場所にいてもスムーズにコミュニケーションを取るために、ファイル共有・タスク管理・プロジェクトごとのグループチャットなど、業務を効率化するための機能が豊富に搭載されています。

リモートワーク中でも即時のやり取りが可能となるため、メールに頼らずに迅速な情報共有や意思決定が行えるでしょう。ビジネスチャットの導入は、業務スピードや生産性の向上につながり、チーム全体の連携強化に貢献します。

一般的なチャットとの違い

ビジネスチャットと一般的なチャットの大きな違いは、利用目的と機能です。

一般的なチャットはプライベートでの使用を前提としており、家族や友人との日常会話を気軽に楽しむためのツールです。これに対し、ビジネスチャットは企業やチーム内の業務連絡をスムーズに行うために設計されています。

そのためビジネスチャットにはファイル共有・タスク管理・メンション機能・権限設定など、業務効率化を意識した多機能が備わっており、組織的な情報共有やプロジェクト進行に役立ちます。

また、リモート環境でもリアルタイムでの連携が可能で、より迅速な意思決定が行えることもビジネスチャットならではの利点と言えるでしょう。

ビジネスチャットのメリット

ビジネスチャットのメリットについて、以下5点を説明します。

• 情報共有が容易
• 複数プロジェクトで情報錯綜→しなくなる
• 場所に捉われない働き方の実現
• 情報の一元管理
• セキュリティ強化

情報共有が容易

メリットの1つ目は、情報共有が容易なことです。

従来のメールや電話による連絡手段に比べ、ビジネスチャットは簡単にメッセージを送れるため、スピード感のある対応が可能です。特に、複数人が参加するグループチャット機能や、プロジェクトごとのスレッド機能を活用すれば、情報が一箇所に集約されます。

関係者全員が即座に最新の状況を把握できるなど、重要な情報がタイムリーに共有され、業務の進捗や意思決定が円滑に行えます。

複数プロジェクトで情報錯綜→しなくなる

メリットの2つ目は、複数のプロジェクトで情報が錯綜するのを防げることです。

同じメンバーが複数プロジェクトに関わっていると、メールでは別々の話題が混在し、スレッドが混乱することがよくあります。

例えば、ひとつのプロジェクトのメールに別の案件の話題が混ざると、後で確認しようとしても、どのスレッドに情報があるのか探しづらくなるでしょう。

しかし、ビジネスチャットではプロジェクトごとにスレッドを分けられるため、異なるトピックが混ざることなく管理できます。仮に別スレッドで話題が紛れた場合でも、簡単に適切な場所へ誘導できますし、絵文字を活用して指示を出すといった柔軟な対応も可能となるのです。

場所に捉われない働き方の実現

メリットの3つ目は、場所に捉われない働き方が実現できることです。

オフィスでもリモートワークでも、社員全員がリアルタイムで連絡を取り合い、ビジネスチャットを使えば最新の情報にアクセスできるため、物理的な距離も業務の障害になりません。

さらに、スマートフォンやタブレットからもアクセス可能なツールが多く、外出先や移動中でも素早く対応ができるため、働き方が柔軟になり、生産性も向上します。

このようにビジネスチャットを導入すれば、時間や場所を問わないコミュニケーション環境が整うでしょう。

情報の一元管理

メリットの4つ目は、情報の一元管理です。

従来のメールやファイルサーバーで情報を管理する方法では、情報が散在しやすく、最新の進捗や資料の所在を把握するのに手間がかかることがありました。

しかし、ビジネスチャットを使えば、プロジェクトごとにスレッドを分けてファイルやタスクの進行状況を共有できるため、関係者全員がいつでも最新情報にアクセスできます。

これにより、情報の共有・確認が簡便化され、チーム全体の業務効率や生産性向上につながります。

セキュリティ強化

メリットの5つ目は、セキュリティ強化です。

ビジネスに特化したチャットツールは、機密情報のやり取りにも対応できるよう高度なセキュリティ対策が施されており、一般的なメッセージアプリと比べて安全性が格段に向上しています。

例えば、通信の暗号化やアクセス制御、認証機能などが標準装備されているため、不正アクセスや情報漏えいのリスクが低減します。

また、ユーザーの権限管理や監査機能も整っており、重要な情報が関係者以外に流出しないように制御可能です。

ビジネスチャットでは強固なセキュリティ環境の元利用できるため、心して社内外のやり取りができるでしょう。

ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットの選び方について、以下4点を説明します。

• 機能
• コスト
• セキュリティ
• 外部連携
  
  

機能

ビジネスチャットツールを選ぶ際には、まず自社が必要とする機能が揃っているかを確認することが重要です。

例えば、基本的なチャット機能に加えて、ファイル共有、プロジェクト管理、ビデオ会議機能など、業務の効率化に役立つ機能が含まれていると、業務がよりスムーズに進みます。

また、プロジェクトごとにスレッドを立てられる機能や、メンション機能があれば、関係者のみが必要な通知を受け取れるため、情報が埋もれず見やすい環境を整えられるでしょう。

機能が多すぎると逆に混乱を招く可能性があるため、シンプルで分かりやすく、実際の業務に適したツールを選ぶことがポイントです。

コスト

ビジネスチャットツールを導入する際、コストは大きな判断基準です。

予算内で収まるか、そして導入によるコスト対効果が高いかをしっかり確認することが必要です。

無料で使えるツールもありますが、ビジネス用途で必要なセキュリティや管理機能が不足している場合もあるため注意しましょう。

有料プランを検討する際には、月額料金やユーザー数に応じた価格設定、そしてそのコストに見合う業務効率化や情報共有の効果が得られるかを見極めることが大切です。

コストと機能のバランスが取れたプランにするなど、長期的な投資価値を意識してツールを選定しましょう。

セキュリティ

ビジネスチャットツールでは、社内外での機密情報のやり取りが行われるため、セキュリティ対策は欠かせません。

ツール選定時には、自社のセキュリティポリシーに適合しているか、データ暗号化や認証機能、アクセス制御が備わっているかを確認することが重要です。

特に、外部と連携する機会がある場合は、通信の暗号化やユーザー管理機能が充実しているか、データの保存や共有に対して安全性が確保されているかをチェックしましょう。

セキュリティ対策が不十分なツールは情報漏えいのリスクを高めるため、信頼できるベンダーのツールを選ぶことが大切です。

外部連携

ビジネスチャットの選定には、自社がすでに導入しているシステムや他の業務ツールとの連携機能があるかも重要です。

連携が可能なツールであれば、データやタスクの一元管理ができ、効率的なワークフローを構築できます。

例えば、プロジェクト管理ツール・ファイル共有サービス・メールなどと統合できると、情報の散逸を防ぎ、チーム全体での一貫性ある管理が実現するでしょう。

連携が難しい場合は、別々のシステムで作業を行うことで手間やミスが増える可能性があります。導入前に、自社で使うシステムとの相互運用性を確認するなど、実際の業務フローに合った選択が大切です。

ビジネスチャットおすすめツール4選

ここでは、おすすめのビジネスチャットツールを4つ紹介します。

• Google Chat
• Microsoft Teams
• LINE WORKS
• Slack
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Google Chat

Google Chat は、Google アカウントがあればすぐに利用できる便利なチャットツールです。テキストベースでメッセージをやり取りは個人間の簡単な連絡やグループでのコミュニケーションに最適です。また、ビデオ通話も行うことができます。

無料で使える個人向けプランのほか、Google Workspace を導入すれば、ビジネス向けにさらに効率的な活用が可能です。カレンダーや Gmail との連携により、会議のスケジュール調整やタスクの共有をスムーズに行え、迅速な情報共有が実現します。Google Chat は、日常からビジネスまで幅広いシーンで役立つツールです。
URL：https://workspace.google.com/intl/ja/products/chat/

関連記事：「Google Chat」が「Slack」「Microsoft Teams」と相互運用可能に！

Microsoft Teams

Microsoft Teams は、Microsoft が提供するツールで、チームでのコミュニケーションや業務効率化を支援します。チャット・音声通話・ビデオ会議など多彩な機能を備え、テキストベースのやり取りはもちろんリアルタイムでの会議や画面共有も可能です。

Microsoft 365 と連携しており、Word や Excel、PowerPoint などのファイルをその場で共有・編集できる点が特徴ですが、オフライン編集ができない点に注意が必要です。

URL：https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software

LINE WORKS

LINE WORKS は、ビジネス向けに特化したコミュニケーションツールで、LINE の使いやすさをそのままに、業務効率化をサポートする機能を搭載しています。

LINE と同様のシンプルなインターフェースで、チャットやスタンプを使ったやり取りが可能なため、直感的に操作できます。また、LINE ユーザーとも連携が可能で、取引先や顧客とのスムーズなコミュニケーションが図れます。

ビジネスにおいても安全な環境の元 LINE でやりとりしたい、という方におすすめです。

URL：https://line-works.com/

Slack

Slack は、チームでのコミュニケーションを効率化するためのコラボレーションツールです。リアルタイムのチャット機能を中心に、チャンネルと呼ばれるテーマ別のスペースで会話を整理できる点が特徴です。

プロジェクトやチームごとにチャンネルを作成することで情報を一元管理し、必要な内容をすぐに見つけられます。

Google ドライブ や Dropbox など外部ツールとの連携も充実しています。無料プランでは、3ヶ月前の履歴は見れないなど制限があるので注意しましょう。

URL：https://slack.com/intl/ja-jp/

ビジネスチャットは Google Chat がおすすめ

本記事では、ビジネスチャットツールのおすすめをはじめ、メリットや選び方のポイントについても詳しく紹介しました。

ビジネスチャットのメリットには、情報共有の効率化や場所を選ばない働き方の実現、セキュリティ強化などが挙げられます。

数あるビジネスチャットツールの中でも、Google Chat は特におすすめです。

Google Workspace との連携により、シームレスなコミュニケーションが可能となり、業務効率を大幅に向上させることができます。Gmail や Google カレンダー との連携は、スケジュールの調整や会議の開催をスムーズにし、Google ドライブとの連携は、ファイルの共有や共同編集を容易にします。

もちろん、Microsoft Teams、LINE WORKS、Slack など、他のツールもそれぞれの魅力があります。しかし、Google Workspace をすでに利用している企業や、これから導入を検討している企業にとっては、Google Chat は最も相性の良い選択肢と言えるでしょう。

ビジネスチャットから生産性向上を実現したいなら、Google Workspace の導入がおすすめです。チャット機能はもちろん、会議やストレージなど、チーム連携に必要な機能が一元化されており、シンプルかつ効率的に業務が進められます。

吉積情報はビジネスチャット活用はもちろん、組織変革を含んだエンジニアリングサポートからワークスタイルの変革をしっかりとご案内することが可能です。ぜひ一度ご相談ください。