Web 会議システムを賢く選ぶ！メリット・デメリット・おすすめツールを詳しく紹介

Web 会議システムとは

Web 会議システムとは、インターネット環境を活用して、遠隔地にいる相手とリアルタイムで会議を行えるコミュニケーションツールです。

パソコンやスマートフォンを使って、ビデオ通話や音声通話・画面共有・チャットなどの機能を利用して、離れた場所にいるメンバーともスムーズに情報を共有し、意思決定を進めることができます。

出張や移動のコスト削減、業務効率の向上にも実現できるなど、リモートワークの普及に伴って、多くの企業で導入されているツールです。

テレビ会議システムとの違い

Web 会議システムとテレビ会議システムには利用方法に違いがあります。

Web会議システムはインターネットを介して自宅や自席から参加でき、個々のデバイス（ PC やスマートフォン）を通じて簡単に接続できるため、リモートワークに適しています。

一方、テレビ会議システムは会議室に設置された専用の機材を使用し、複数人が会議室に集まって行うのが一般的です。このため、主に社内の大規模会議や複数拠点を結ぶ必要のある会議に向いています。

Web会議システムとテレビ会議システムそれぞれの特徴を理解し、用途に応じたシステム選びが重要です。

Web 会議システムの種類

Web 会議システムの種類について、以下2点を説明します。

• オンプレミス
• クラウドサービス

オンプレミス

オンプレミス型の Web 会議システムとは、企業内に物理サーバーを設置し、自社専用の Web システムを構築する方法です。

データ管理やアクセス制御を自社内で一貫して行えるメリットがあり、セキュリティが重視される業界や、独自のシステム要件が必要な企業に適しています。

また、カスタマイズ性も高く、企業のニーズに合わせた機能を柔軟に追加できるのも大きな特徴です。

ただし、初期投資が高く、サーバーの保守や管理にも自社で高い専門知識が必要です。

オンプレミスの Web 会議システムは導入コストや運用負荷がかかることから、十分なリソースを確保できる企業に向いています。

クラウドサービス

クラウド型の Web 会議システムは、 SaaS（Software as a Service）として提供されているサービスを活用する方法です。

ユーザーは専用のソフトやサーバーを準備する必要がなく、インターネットに接続できる環境さえあれば、簡単に利用開始できるのが特徴です。

コスト面でも、月額料金や利用人数に応じた料金体系が多く、初期投資を抑えられるため、企業規模を問わず導入しやすいメリットがあります。

また、システムのアップデートやセキュリティ管理もサービス提供者が対応するため、運用負荷が少なく、管理の手間を省きたい企業に適しています。

Web 会議システムを導入するメリット・デメリット

Web 会議システムを導入するメリット・デメリットについて、それぞれ説明していきます。

• メリット
• デメリット
  
  

メリット

Web 会議を導入することで、企業は場所を問わず会議を実施できます。オフィス外や遠隔地からも参加可能になり、柔軟な働き方を実現できるでしょう。

また、出張や会議室の使用が減少するため、移動コストや会議関連の経費も削減できます。

さらに、資料を電子で共有することでペーパーレス化が進み、環境負荷も軽減されます。Web 会議では資料や画面をリアルタイムで共有できるため、参加者全員が同じ情報を確認しながらスムーズに意見交換ができます。

迅速な意思決定を促進し効率的な情報共有が行えるため、全体の業務スピードアップにもつながるでしょう。

デメリット

Web 会議の導入には多くのメリットがありますが、以下のデメリットも考慮しておくことが大切です。

Web 会議システムはインターネット接続が必須なため、接続環境が悪い場所ではアクセスしづらくなり、会議の進行に支障をきたすことがあります。

また、対面に比べて相手の表情や反応を細かく把握しづらく、意図が伝わりにくくなる場合もあり、意思疎通に難しさが生じることもあるでしょう。

さらに、利用するツールによってはセキュリティが十分に確保されていないケースがあるため、情報漏えいや不正アクセスのリスクも考えられます。

機密性の高い情報を会議で扱う際には、セキュリティ対策が万全な Web 会議システムを選ぶことが重要です。

Web 会議システムの選び方

ここからは　Web 会議システムの選び方について、以下6点を説明します。

• 利用目的
• 品質
• 操作性
• コスト
• セキュリティ
• サポート体制
  
  

利用目的

Web 会議システムを選ぶ際は、まず利用目的を明確にすることが重要です。

社内コミュニケーション用に使う場合と、社外との商談や顧客サポートに使用する場合では、求められる機能や品質が異なります。

たとえば、商談やカスタマーサポート、採用面接、セミナーなどには、高画質な映像や安定した音声が求められ、信頼性の高いシステムが望ましいです。

また、会議に参加する人数もシステム選定のポイントです。Web 会議システムによっては同時接続できる人数に上限があるため、少人数のミーティングから大規模なオンラインセミナーまで、用途に応じて適切な参加人数をサポートするシステムを選ぶとよいでしょう。

利用目的と参加人数に応じたシステム選びが、Web 会議の効果的な運用につながります。

品質

Web 会議システムを選ぶ際には、品質も大切なポイントです。

映像が不鮮明だったり音声が途切れると、発言内容が伝わりにくくなり、誤解や確認作業が増えてしまうこともあります。

特に、商談や重要なプレゼンテーションなど、相手に信頼感や専門性を伝えたい場面では、高画質な映像とクリアな音声が不可欠です。

システムによっては音声や映像の品質が異なるため、利用シーンに応じて安定性や品質が高いものを選ぶことで、より効果的な Web 会議を実現できます。

音声はクリアに聞こえるか、映像は遅延なくスムーズに表示されるか、など事前に無料トライアルなどで確認しましょう。

操作性

Web 会議システムを選ぶ際には、操作性も重要なポイントです。

初心者でも簡単に操作できるシステムであれば、IT スキルに不安がある社員でもスムーズに参加でき会議も円滑に進みます。パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットにも対応しているかも重要なポイントといえるでしょう。

また、社外の取引先やクライアントと会議する場合、相手が特別なアカウントを持っていなくてもアクセスできるシステムであれば、招待や参加の手間が軽減され、誰でも簡単に会議へ参加できるでしょう。

このように、直感的な操作やアカウント不要でのアクセスが可能なシステムを選ぶことで、誰にとっても使いやすく、ストレスなく Web 会議システムを利用できるようになります。

コスト

Web 会議システムを選ぶ際、「コスト」は大きな検討材料です。

導入時の初期費用だけでなく、毎月発生するランニングコストも考慮しましょう。

しかし、コストが安ければよいというわけではありません。システムが企業のコミュニケーション改善や業務効率向上にどれだけ貢献するか、その効果と見合っているかが重要です。

たとえば、多少コストがかかっても、高品質な映像や音声、操作性の良さなどが業務にプラスになる場合は、費用に見合った投資といえます。

総合的にコスト対効果を見極めて、自社に最適な Web 会議システムを選ぶことが重要です。

セキュリティ

Web 会議システムを選ぶ際、セキュリティ対策が万全かを確認しましょう。

リモートワークやオンライン会議が普及する中で、会議中に扱う情報が外部に漏れるリスクが増えています。

そのため、機密性の高い内容を話し合う場合や社外の人と会議を行う際は、データの暗号化やアクセス制限、二要素認証などセキュリティ機能が備わっているシステムを選ぶことが不可欠です。

また、Web 会議システムを提供している企業が定期的にセキュリティアップデートを行っているかも確認しましょう。

信頼性の高いセキュリティ機能を持つ Web 会議システムを導入することで、安心して業務を進められます。

サポート体制

Web 会議システムを選ぶ際には、サポート体制がしっかりしているかどうかも重要です。

操作方法がわからないときやトラブルが発生した際、迅速に問い合わせに対応してもらえる体制が整っているシステムを選ぶことで、会議進行の中断時間やストレスを最小限に抑えられます。

特に、Web 会議が業務の中心になっている企業では、システムの不具合が業務全体に影響を与える可能性があるため、サポート体制の充実度が大きな選定基準になります。

24時間対応や多言語サポートを備えたサポート窓口があると、どのような状況でも安心して利用でき、トラブルが生じた際にも速やかに解決が図れます。

Web 会議システムおすすめ3選

ここでは、Web 会議システムおすすめ3選をご紹介します。

• Google Meet
• Zoom
• Teams
  
  

Google Meet

Google Meet は、場所を問わず柔軟にコラボレーションできる Web 会議システムです。高品質なビデオ通話が可能で、ネットワークの速度に応じて自動的に設定が調整されます。また、AI による最新技術の導入により、暗い場所や騒がしい環境でも快適に通話を行えます。

会議には最大500人までの参加者を招待でき、ニーズに応じて無料版と有料版を選べます。無料版では、1対1の通話は最大24時間、3人以上の通話では最大1時間まで利用可能です。有料版ではすべてのプランで24時間利用できます。さらに、どのプランでも一度会議を終了して再接続することで、会議を継続することが可能です。

また、Google は Google Meet を含むすべてのサービスを、安全な基盤の上で設計・構築・運用しています。これにより、ユーザーの安全を確保し、データを保護するとともに、提供いただいた情報の機密性を守るための対策を徹底しています。

参考：Google Meet のセキュリティとプライバシー（ユーザー向け）

Zoom

Zoom は、誰でも簡単に利用できる Web 会議ツールです。ビデオ通話や音声通話に加え、社内研修やオンラインセミナーにも対応しています。専用アプリをインストールし、URL をクリックするだけで会議に参加できる手軽さから、さまざまなシーンで活用されています。

また、パスワードを設定することで参加者を制限するなど、セキュリティ面も充実しています。さらに、会議中に背景を好きな画像に変更できる柔軟な操作性も特徴です。無料版では1回の会議が最大40分まで利用可能で、有料版では実質最大30時間まで連続して会議を行えます。

Teams

Teams は、Microsoft が提供する多機能なコミュニケーションツールです。Web 会議機能だけでなく、チャットや資料共有など、多彩な機能を備えています。特に Microsoft 365 アプリとの連携が優れており、Excel・Word・PowerPoint などのファイルをオンライン上で複数人が同時に編集できます。

さらに、Teams に共有されたデータは自動的に OneDrive に保存されるため、データの管理もスムーズです。Web 会議機能には文字起こしや録画機能が搭載されており、効率的な会議運営をサポートします。

Web 会議システムで業務効率アップ

本記事では、Web 会議システムのメリットとデメリットを詳しく解説し、選ぶ際のポイントやおすすめのツールを紹介しました。

Google Workspaceの 一部機能として利用できる Google Meet は、高品質な通話とシンプルな操作性、高いセキュリティが魅力で、業務全体の効率を高めるためにもおすすめです。

Web 会議システムの導入や活用にご興味がある方、システム導入を通じてワークスタイル変革を実現したいと言う方はぜひ吉積情報までご相談ください。認定資格を有した専門スタッフが、企業のニーズに合わせて最適な導入支援を提供します。