スマートチップとは？これを読めばわかる便利機能と具体的な使い方

スマートチップとは

スマートチップとは、Google ドキュメントやスプレッドシートで「@」を入力することで利用できる便利な機能です。この機能を使えば、関連するテキスト・画像・リンク・日付・人物などの情報を簡単に挿入できます。

例えば、特定の人をメンションしたり、メールアドレスを追加して直接メール作成画面を開いたり、Googleカレンダーの予定を共有したりすることが可能です。

また、ファイルやタスクをリンクすることで、ドキュメント内でスムーズに情報を管理できます。スマートチップを活用すれば組織のコラボレーションが効率化され、作業のスピードアップが図れるでしょう。

スマートチップで指定できる要素

スマートチップで指定できる要素には以下があります。

• Gmail または Google Workspace のメールアドレス
• Google ドキュメント 、スプレッドシート 、スライド のファイル
• 日付や Google カレンダー の予定
• 場所と地図の経路
• Google Finance のエンティティ
• YouTube 動画
• 評価

上記を利用することで業務の効率化が図れます。具体的なスマートチップの使い方を、次で紹介します。

スマートチップの利用可能な機能は、使用するアプリケーション（ドキュメント、スプレッドシートなど）や、アカウントの種類（個人アカウント、ビジネスアカウントなど）によって異なる場合があります。

スマートチップの使い方

ここでは、スプレッドシート・ドキュメント、それぞれでスマートチップを使う手順を説明します。

• スプレッドシート で指定する方法
• ドキュメント で指定する方法
  
  

スプレッドシート で指定する方法

スプレッドシート でスマートチップを指定する方法を紹介します。

1.スプレッドシート を開き、任意のセルで「@」を入力します。候補となるリストが表示されます。

2.ユーザーを選択すると以下のように表示されます。

3.ファイルを選択すると以下のように表示されます。

4.日付を選択すると以下のように表示されます。

カレンダー から日付を選択すると指定した日付がセルに入力されます。

ドキュメント で指定する方法

Google ドキュメント で指定する方法を紹介します。

1. Google ドキュメント を開き、任意の場所で「@」を入力するとリストが表示されます。

2.ユーザーを選択すると以下のように表示されます。

3.日付を選択すると以下のように表示されます。

カレンダー が表示されます。

日付を選択すると日付欄に入力されます。

4.プルダウンを選択すると以下のように表示されます。

ここではプロジェクトのステータスで[進行中]を選んでみましょう。

ドキュメント 上に「進行中」ステータスの文字が表示されました。選択すれば、いつでもステータスを変更することが可能です。

スマートチップの便利な使い方

スマートチップの便利な使い方を、以下5点説明します。

• ユーザー情報を入れる
• 日付を入れる
• ステータスを入れる
• ファイルを指定する
• 解除する方法
  
  

ユーザー情報を入れる

スマートチップの便利な使い方は「ユーザー情報」を入れることです。

Google ドキュメント や スプレッドシート 上で「@」と入力すると、Google Workspace  や Google アカウントのユーザーを指定できるようになります。

簡単にユーザー情報を挿入できるため、名前・メールアドレス・職位などの基本情報にすぐアクセスできます。またワンクリックでメール作成や Google Chat を開くことも可能です。

ユーザー情報を入れれば、プロジェクトや会議で必要な連絡先情報を素早く共有したり、複数人での共同作業を効率的に進めたりする際にも役立つでしょう。

日付を入れる

スマートチップの便利な使い方として「日付を入れる」があります。Google ドキュメントや スプレッドシート で「@」を入力して日付を選択すれば、自動的に日付が挿入されます。

日付には明日・来週の水曜日など相対的な日付を入力することも可能です。日付が変わった場合でもリアルタイムで自動的に更新され、便利です。

スマートチップで日付を使えばスケジュールや締切日を管理する際に、手動で修正する手間が省けるでしょう。

ステータスを入れる

スマートチップの便利な使い方には、ステータスを入れる方法もあります。例えば、プロジェクトやレビューの進捗状況を簡単に記録・共有できるのです。

Google ドキュメント や スプレッドシート で「@」を入力し、プロジェクトのステータスやレビュー状況（例：進行中、完了、保留）を選択するだけで、簡単にステータスを入力でき・入力後も変更できます。ステータスは自分でカスタマイズしたものを挿入することも可能です。

スマートチップでステータスを入れれば、関係者全員が現在の状況を即座に把握でき、タスクの優先順位付けや進捗管理もスムーズに進むでしょう。

ファイルを指定する

スマートチップの使い方として、ファイルを指定することも便利です。

例えば、Google ドライブ 内のファイルを簡単に挿入すれば、ドキュメント や スプレッドシート 上でプレビューできるのです。「@」を入力して関連ファイルを選択するだけで、リンクとともにファイルの概要が表示されるため、どのファイルかを確認するために別タブや別ウィンドウを開く必要もありません。

資料の参照や共有がスムーズになり、特に複数人での作業時には、関係者全員が必要な情報に素早くアクセスできます。

スマートチップで困った時の対処法

ここからはスマートチップで困った時の対処法を以下2点説明します。参考にしてみてください。

• 出てこないときどうする？
• 解除する方法を知りたい

出てこないときどうする？

「@」を入力してもスマートチップの候補が出てこない場合、続けてユーザー名や日付などを、アルファベットで入力してみてください。

ユーザーを追加する際は、「@ユーザー名」や「ユーザー >」と入力すると、候補が表示されることがあります。

また、「@」が全角になっている場合、スマートチップは機能しないため、半角文字で入力されているかを確認しましょう。どうしても出てこない、入力できない場合はスマートチップ以外の問題も考えられますので、Google ドキュメント を一度閉じて再度同じファイルを開き直すのもおすすめです。

解除する方法を知りたい

スマートチップは簡単に解除できます。

スマートチップが挿入された部分を右クリックすると、表示されるメニューから「スマートチップを解除」や「リンクを削除」を選択するだけで、通常のテキストに戻せるのです。

また、スマートチップを直接編集したい場合は、該当部分を選択して Delete キーや Backspace キーで削除し、必要に応じて新しい内容を入力しましょう。簡単にスマートチップを不要な箇所から簡単に取り除くことができます。

サードパーティ製のスマートチップが利用可能に（2024.11）

Google スプレッドシート で、Asana、Jira & Confluence、Canva、Lucid、Loom、Whimsical、Zoho Projectsといった、様々なサードパーティ製アプリの情報を表示できる「スマートチップ」機能が利用可能になりました！

使い方

1. Google Workspace Marketplace から必要なアプリのアドオンをインストールします。
2. スプレッドシート に、対応アプリのリンクを貼り付け、「Tab」キーを押すか、リンクにカーソルを合わせ「チップ」をクリックします。

3.リンクがスマートチップに変換されました！

メリット

• 必要な情報をスプレッドシート内で直接確認できるため、作業効率が向上します。
• リアルタイムで最新データにアクセスできるため、データ管理がスムーズになります。
• プロジェクト管理やコラボレーションを効率化することができます。

この機能は、すべての Google Workspace ユーザー、Workspace Individual サブスクライバー、そして個人の Google アカウントユーザーが利用できます。

詳しくは、以下 Google Workspace 公式アップデート情報をご確認ください。

画像引用・参考：http://workspaceupdates.googleblog.com/2024/10/third-party-smart-chips-in-google-sheets.html

スマートチップを使って業務を効率化しよう

本記事では、スマートチップの概要と便利な使い方、困った時の対処法を紹介しました。

スマートチップは、ドキュメント や スプレッドシート 上で「@」を指定することで、ユーザー情報・日付・ステータス・ファイルなどを簡単に挿入できます。

スマートチップを Google Workspace 上で使えば、メール作成や Google カレンダー との連携も簡単にできるため、組織全体の業務を効率化してチームのコラボレーションを強化できるでしょう。

サードパーティー製アプリとの連携でさらに便利になったスマートチップ機能、ぜひお試しください。

本記事で紹介したスマートチップの具体的な使い方や困った時の対処法を参考に、スマートチップを日々の業務に取り入れてみてください。Google Workspace でスマートチップを効率よく使いたい、とお考えの方はお気軽に吉積情報までご相談ください。

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