今こそ知りたい Google Workspace とは何か、機能や種類・メリット・成功ポイント・導入プランも詳しく紹介

Google Workspace とは

まずは、Google Workspace とは何かについて、概要を説明します。

Google Workspace とは、Google 社開発のクラウドベースのグループウェアです。個人・組織が今までよりも成果を上げ続けるために、自由でイノベーティブなソリューションを実現することを目的としています。

Google Workspace では、Gmail・Google Drive・Google Docs・Google Meet など、リアルタイムにコミュニケーションできるサービスを豊富に提供しています。リモートワークやオンライン教育時にも適しており、デバイスや場所にとらわれずにアクセスできることが魅力の一つです。

Google 社はクラウドで生まれ、クラウドで運営されてきたことから、ビジネスがクラウドで力を発揮するのに必要なセキュリティを熟知しており、機密情報の保管先としても安心して利用できます。簡単に操作でき、拡張性を兼ね備えているため、ビジネスのあらゆるシーンで柔軟に活用可能です。

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Google Workspace の標準機能に Gemini が搭載！

これまで Google 社がアドオンとして提供していた Gemini が、Google Workspace の Business / Enterprise プランに統合され、標準機能として利用できるようになりました。

Gemini は、Google が開発した最新の AI モデル です。文章だけでなく、画像・音声・動画など、さまざまな種類の情報を理解し、それらを基にテキストや画像を生成することができます。

Google Workspace に Gemini が統合されたことで、Google の最新 AI 技術を標準機能として活用できるようになりました。これにより、文書作成の支援、メールの自動返信、プレゼン資料の作成補助など、多様な業務の効率化が期待できます。

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Google Workspace の主な機能

Google Workspace には、組織のコラボレーションを強化・生産性向上するために必要な機能が備わっています。

たとえば Gmail です。企業の独自ドメインも利用可能で、スパムフィルタリング、Googleならではの強力なメール検索機能などがあります。

また、オンラインストレージである Google ドライブ では、さまざまなファイルの保存・共有を行えます。Google ドライブ と連携可能な Google ドキュメント、スプレッドシートでは、オンライン上でリアルタイムに共同作業でき、コメントや履歴管理も可能です。

他にも、スケジュール管理や予定の共有ができる Google カレンダー、オンラインでのミーティングやウェビナーを実施できる Google Meet 、チーム内で気軽にメッセージのやり取りが可能な Google Chat も搭載されています。

Google Workspace に搭載されているサービスは、どれも簡単に連携でき、データのやり取りも容易に行えます。Google Workspace は、ビジネスはもちろん教育機関・個人など、さまざまな用途で幅広く活用できるサービスです。

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Google Workspace の種類

Google Workspace には大きく分けて無料版と有料版があります。それぞれ説明します。

• 無料版
• 有料版

無料版

Google Workspace では Gmail やカレンダーなど個々のサービスは無料で利用可能です。15 GB までのストレージ領域が設けられています。

また、教育機関向けの Google Workspace for education も無料で利用可能です。25人まで無料で利用可能な個人事業主や小規模事業者向けのサービス「Google Workspace Essentials Starter Edition」も無料で開始できます。

Google Workspace には用途に合わせた無料版が用意されていますので、チェックしてみましょう。

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有料版

Google Workspace をビジネスで利用するなら、有料版がおすすめです。

有料版は、Gmail を自社のドメインで利用できるという特徴がありますし、ユーザー管理機能としても、アクセス権設定・公開範囲の設定・ログ追跡など、ビジネスの履歴管理などには欠かせない機能が備わっています。

ストレージ容量も 2 TB など無料版に比べて容量が増えるため、従業員はディスク逼迫などに困ることなく活用できるでしょう。有料版にはいくつかプランがあり、それぞれビデオ会議の同時参加者数、ストレージ容量、セキュリティ機能などに違いがあります。

Google Workspace の料金プラン(2025年最新）

Google Workspace には、4つのプランがあります。

一番安価なのは「Business Starter」プランであり、1ユーザー月額800円 ( 税抜 )から導入できます。ビデオ会議への同時参加者数が最大100人、1人あたり ストレージ30GB 分の制限があります。

まずは Google Workspace をお試しで使ってみたい、という方におすすめなのが「 Business Standard 」です。1ユーザー月額1,600円 ( 税抜 )から導入できます。ビデオ会議への同時参加者数は最大150人で、1人あたり 2 TB 分のストレージ環境を利用できます。

Google Workspace の機能を使いこなしたい企業におすすめなのが「 Business Plus 」プランです。1ユーザー月額2,500円 ( 税抜 ) から導入できます。ビデオ会議への同時参加者数は最大500人までです。さらに、「 Business Plus 」ならではの録画・出欠状況確認機能も利用可能です。2段階認証・シングルサインオン ( SSO ) ・迷惑メールのフィルタリングなど、高度なセキュリティ機能も利用可能です。

自社の要件に合わせてカスタマイズしたい場合は「 Enterprise 」プランをおすすめします。担当者と相談しながら、ストレージ容量や、自社のセキュリティポリシーに合わせた機能を選べるでしょう。

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Google Workspace を利用するメリット4選

Google Workspace のメリットを、以下4点紹介します。

• 多様な働き方の促進
• コミュニケーション活性化
• セキュリティ強化
• アプリ連携による活用幅増
  
  

多様な働き方の促進

1つ目のメリットは、多様な働き方の促進です。

Google Workspace はブラウザやスマホのアプリからアクセスできるため、いつでもどこからでも、インターネット環境に繋がっていれば利用可能です。さまざまな端末に対応しているため、移動中にスマホからでも簡単に見れるでしょう。

またローカルにデータを保存しておけば、オフラインでも編集でき、次回接続時に自動アップロードできるという、便利な機能もあります。

関連記事：【初心者向け】Google ドライブ の使い方・設定方法を解説！ファイル・フォルダ共有方法も

コミュニケーション活性化

2つ目のメリットは、コミュニケーション活性化です。

Google Workspace は、Gmail などプライベートでも利用しているユーザーが多いことから、ビジネスにおいても操作しやすいといえます。PC にあまり使い慣れていない従業員でも、簡単に扱えるでしょう。

画面もシンプルで、直感的に操作できるため、メッセージのやり取りもしやすく、組織のコミュニケーション活性化につながります。

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セキュリティ強化

3つ目のメリットは、セキュリティ強化です。

Google は、セキュリティ第一の姿勢で業界をリードしており、扱うサービスはコンプライアンス・電子情報開示・解析などの面で、最も厳しい基準に合格しています。

そのため、Googke Workspace セキュリティの高い環境で安心安全なやり取り・データ共有が可能と言えるでしょう。

関連記事：Google Workspace のセキュリティは本当に安全？検討すべきセキュリティ対策とは？

機能連携による活用幅増

4つ目のメリットは、機能連携による活用幅が増えることです。

Google Workspace にはメールやチャット、カレンダーなど多くの機能があり、それぞれ簡単に連携することが可能です。たとえば、チャットやメールで共有した予定を、カレンダーに自動反映するなどが可能です。個々導入が必要な他サービスに比べて活用幅が広がりますし、連携のための手間もほとんど発生しません。

また、それぞれの機能の運用管理をすべて 1 つのダッシュボードで行うため、利便性の面でも優れています。

Google Workspace は個々の機能も便利ですが、連携させることでより活用幅を広げることが可能です。

関連記事：Google Workspace の活用事例3つ！メリット・おすすめ活用シーンも詳しく紹介

Google Workspace のデメリット

Google Workspace のデメリットについて、以下2点を説明します。

• 自社のみでは活用が困難な場合も
• Google アカウントが必要
  
  

自社のみでは活用が困難な場合も

Google Workspace は多機能な反面、初期設定や運用を自社のみで進めるのが難しい場合があります。特に、大企業や IT に不慣れな企業では、適切なセキュリティ設定やデータ移行、業務フローの最適化など、課題を感じることも少なくありません。

自社のみでの導入・活用が不安な場合、Google パートナー企業を通じて導入することで、スムーズな初期設定や社員向けの活用支援を受けることができます。導入後のサポートも充実しており、運用の定着やトラブル時の対応が迅速に行えるため、業務の効率化をより実感できるでしょう。

Google アカウントが必要

Google Workspace を利用するには、すべてのユーザーが Google アカウントを持っている必要があります。元々 個人で利用していたり、Google のサービスに慣れていたりする企業とっては問題になりませんが、Microsoft 365 や他のツールを長年使ってきた企業では、社員が新しい環境に適応するまでに時間がかかることがあるでしょう。

また、Google アカウントの管理やセキュリティ設定も必要になるため、IT 部門の負担が増える可能性があります。このような場合、Google パートナーの支援を受けてトレーニングを実施したり、スムーズな移行のためのアドバイスを受けるのがおすすめです。

Google Workspace の活用事例と方法

Google Workspace の活用事例と方法を紹介します。

• 活用事例
• 活用方法

活用事例

Google Workspace を導入して成功した企業は数多くあります。Google プレミアパートナーである吉積情報を経由して活用事例を以下に紹介しますのでぜひご覧ください。

Google Workspace の事例一覧

活用方法

Google Workspace の活用方法がわからない、という方は、GooTorial (グートリアル) を使ってで活用方法をわかりやすく学ばれることをおすすめします。

GooTorial は、Google Workspace 管理者向けのいちばんわかりやすい教科書を目指した動画と資料を通じて、吉積情報が提唱するベストプラクティスを公開しています。

Google Workspace の活用方法を動画で学ぶeラーニング・マニュアルサービス「GooTorial」

 Google Workspace の歴史

Google Workspace の歴史について紹介します。

Google Workspace は2012年12月5日まで提供されていた無償版の「 G Suite 」と同様のサービスです。G Suite は2022年6月27日に利用期限を迎えており、それ以降は自動的に Google Workspace へと切り替わっています。

2020年10月に Google は、G Suite を Google Workspace へとリブランディングし、機能強化とプランの拡充を行うことを発表しました。

2021年には、旧 G Suite のプランの名称変更を行い、それに伴い Google アカウント を持つ全てのユーザーが Google Workspace を利用できるようになりました。

2022年2月には、個人事業主や小規模事業者向けに、25人まで無料で利用可能な「 Google Workspace Essentials Starter Edition 」を発表しています。

2023年には、Google Workspace が AI を活用した新機能を導入しました。特に、Google ドキュメントやスプレッドシートに生成型 AI 機能が追加され、ユーザーが自然言語で指示を出すことで、自動的に文章やデータの提案が行えるようになりました。また、Google Meet では AI を活用したリアルタイム翻訳機能が強化され、グローバルなコミュニケーションがよりスムーズに行えるようになりました。

また2024年には、Google Workspace のセキュリティ機能がさらに強化され、Zero Trust セキュリティモデルに基づく新しい管理機能が追加されました。これにより、企業はリモートワーク環境でも高度なセキュリティを維持しながら効率的に運用できるようになりました。また、Google Chat において、ワークフローの自動化を支援するボット機能が拡張されました。

2025年になると教育機関向けプランがアップデートされ、生成型 AI を活用したカスタマイズ可能な学習サポート機能が追加。これにより、教育現場での活用がさらに進化しました。

関連記事：Google Workspace に個人事業主・フリーランス向けプラン Individual が登場！他プランとの違いも解説

Google Workspace 導入を成功させるポイント

Google Workspace の導入を成功させるポイントとして、以下3点を紹介します。

• 目的の明確化
• プラン選択
• 運用サポート
  
  

目的の明確化

1つ目のポイントは、目的の明確化です。

Google Workspace を導入する前に、必ず何のためにグループウェアを導入するのか目的を明確にしましょう。たとえば、コミュニケーション活性化なのか、セキュリティの強化なのかが挙げられます。

目的が違うと、Google Workspace で利用する機能や活用の仕方も変わるため、効果確認をするためにも、まずは目的を明確することが重要です。

プラン選択

2つ目のポイントは、プラン選択です。

Google Workspace には、「 Business Starter 」「 Business Standard 」「 Business Plus 」「 Enterprise 」のプランがあります。

それぞれ、ビデオ会議に出席できる人数・ストレージ量・サポート機能・セキュリティなどに違いがあります。それぞれのプランの違いを正しく知って、自社に適したプランを選ぶことが大切です。

運用サポート

3つ目のポイントは、運用サポートです。

Google Workspace は、導入がゴールではありません。まずは運用で従業員が問題なく利用できているかを確認することはもちろん、目標を達成するためにも、定期的に効果がどれくらい出ているかなど確認を続けて、改善を繰り返すことが大切です。そのため、運用で困った時には運用サポートを使って問い合わせするのが良いでしょう。

関連記事：プロが伝達！Google Workspace 導入を成功に導く３つの仕掛け

Google Workspace を導入する際の注意点

Google Workspace を導入する際の注意点を以下に説明します。

• セキュリティ設定の実施
• 従業員のトレーニングの実施
• 既存ツール連携の確認
  
  

セキュリティ設定の実施

Google Workspace を導入する際は、適切なセキュリティ設定を行うことが不可欠です。デフォルトの設定のまま運用すると、不正アクセスや情報漏洩のリスクが高まります。そのため、導入時にセキュリティ対策をしっかりと施す必要があります。

例えば、2 段階認証の有効化・アクセス権限の適切な設定・デバイス管理ポリシーの策定などを行うことで、安全な運用環境を確保できるでしょう。

また、Google のデータ損失防止（DLP）機能を活用すれば、機密情報の外部流出を防ぐことも可能です。

特に、リモートワークを推進する企業では、社員がさまざまな場所からアクセスするためセキュリティ対策を徹底することが重要です。

従業員のトレーニングの実施

Google Workspace を最大限に活用するためには、従業員へのトレーニングが欠かせません。Gmail・Google ドライブ・ドキュメント・スプレッドシート・Meet などの基本機能を理解していないと、ツールを十分に活用できず、業務効率の向上につながらない可能性があるからです。

特に、Microsoft 365 などの他のツールから移行する場合は、ユーザーの混乱を防ぐために、基本的な操作方法の研修や業務に合わせた使い方を学びましょう。

また、Google Workspace の管理機能についても IT 部門向けのトレーニングを実施し、適切な運用ルールを策定しましょう。

既存ツール連携の確認

Google Workspace を導入する前に既存の業務ツールとの連携がスムーズにできるかを確認しましょう。例えば、Microsoft 365 や Salesforce、Slack など、企業が既に使用しているシステムとの互換性を確認し、業務フローを妨げないようにする必要があります。

Google Workspace は多くの外部ツールと連携できますが、一部の機能やフォーマットに制限があります。そのため、事前に API の対応状況やデータの移行方法を確認し、必要に応じた設定調整が望ましいです。また、連携が難しい場合は、パートナー企業に相談して、どのように運用するのが最適かを決めましょう。

Google Workspace を導入して組織の成果を上げよう

本記事では、Google Workspace について機能と種類、メリット、成功ポイント、導入プランを紹介しました。

Google Workspace を活用すれば、組織のコラボレーション強化と生産性向上に大きく貢献できるでしょう。豊富な機能の中から自社に合ったサービスを選べること間違いありません。

ただし、Google Workspace では、Google アカウント を持たない社外に対して、安全かつスムーズにファイルを共有できないという特徴もあります。

社外にも安全にファイル共有したい場合は、吉積情報株式会社が提供する Cmosy（クモシィ）の利用がおすすめです。

Cmosy の共有便機能を使うことで、利便性の高いグループウェア Google Workspace のセキュリティポリシーを保持したまま、Google アカウントを持たない外部の相手に対しても安全にファイルを届けられます。

Google Workspace の利用に加え、社外とも安全にファイル共有したいという方はぜひ検討してみてください。

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